PROJECT ÆQUUS TWEEDE RAPPORT: Module III Burgerlijk Modules IV & V Jeugd


1 PROJECT ÆQUUS TWEEDE RAPPORT: Module III Burgerlijk Modules IV & V Jeugd December 20122 1. ALGEMEEN KADER DE COMMISSIE VOOR DE MODERNISERI...

0 downloads 0 Views 2MB Size

Recommend Documents


Jeugd- en gehandicaptenzorg: de modules
1 JGZ Jeugd- en gehandicaptenzorg: de modules Levenslooppsychologie (40u) Je hebt inzicht in de specifieke kenmerken van de verschillende levensfasen ...

TechnicalInformation. ModuleLabelCode BarcodeCode128. IGBT-Module IGBT-modules
1 EconoPCK Modulmitaktiver"NeutralPointClamp"TopologieundPressFIT/NTC EconoPCK modulewithactive"neutralpointclamp"topologyandpress...

Module 01. BELDIVA project
1 Module 01 project microbiologie diversiteit impact klimaatverandering2 INFOBLAD 1 2 Het belang om de biodiversiteit te begrijpen en te beschermen is...

Project overlastgevende jeugd
1 Project overlastgevende jeugd Waarom overlastgevende jeugd? Alle zes de Peelgemeenten prioriteren de aanpak van jeugdoverlast voor de komende vier j...

MODULE FLAGFOOTBAL TWEEDE FASE
1 MODULE FLAGFOOTBAL TWEEDE FASE Deze module bestaat uit vier lessen flagfootbal, waarbij jullie zelf een gedeelte van de lessen verzorgen. De bedoeli...

MODULE BASKETBAL TWEEDE FASE
1 MODULE BASKETBAL TWEEDE FASE Deze module bestaat uit drie lessen basketbal, waarbij jullie zelf een gedeelte van de lessen verzorgen. De bedoeling i...

modellering met Arduino project module
1 2016 modellering met Arduino project module F. Vonk versie2 inhoudsopgave 1. inleiding regelsystemen lichtsterkte meten een knop uitlezen aansturen ...

Rapport meting Transitiemonitor Jeugd
1 Rapport meting Transitiemonitor Jeugd Stand van zaken transitie Jeugdzorg bij gemeenten op peildatum 12 september 2014 In opdracht van het Transitie...

Tweede Module: de bewijzen
1 weede Module: de bewijzen 1 St/Vr Vb Van een experiment naar het begrijpen Gezien de moeilijkheidsgraad van deze Module worden de bruikbare delen he...

Rapport meting Transitiemonitor Jeugd
1 Rapport meting Transitiemonitor Jeugd Stand van zaken transitie Jeugdzorg bij gemeenten op peildatum 23 mei 2014 In opdracht van het Transitiebureau...



PROJECT ÆQUUS TWEEDE RAPPORT: Module III – Burgerlijk Modules IV & V – Jeugd

December 2012

1. ALGEMEEN KADER ...................................................................................................................................... 4 1.1. DE COMMISSIE VOOR DE MODERNISERING VAN DE RECHTERLIJKE ORDE EN DE WERKLASTMETING ...... 4 1.1.1. Een model van werklastmeting als beheersinstrument ........................................................................ 4 1.1.2. De rol van de CMRO ........................................................................................................................... 4 1.2. GEBRUIKTE BEGRIPPEN ................................................................................................................................ 5 1.2.1. Producten ............................................................................................................................................ 5 1.2.2. Processen - activiteiten - activiteitenblokken ...................................................................................... 6 1.2.3. Proporties ............................................................................................................................................ 6 1.2.4. Volumes en tijden................................................................................................................................. 6 1.2.5. Scenario’s ............................................................................................................................................ 7 1.2.6. “Default”-waarden ............................................................................................................................. 8 1.2.7. Model & modules ................................................................................................................................ 8 1.3. DE MODULES ............................................................................................................................................ 9 1.4. WERKWIJZE .................................................................................................................................................. 9 1.4.1. Zelfde aanpak als voor het correctionele luik...................................................................................... 9 1.4.2. Bepaling van de producten ................................................................................................................ 11 1.4.3. Bepalen van de behandeltijden: bronnen en methoden ..................................................................... 11 1.4.3.1. timesheets .................................................................................................................................................... 12 1.4.3.2. interviews .................................................................................................................................................... 12 1.4.3.3. observaties ................................................................................................................................................... 13 1.4.3.4. gegevens uit databanken, tellingen,… ......................................................................................................... 13

1.4.4. Formulering van eerste voorstellen van behandeltijden: pre-delphi fase ......................................... 14 1.4.5. Verfijnen van de eerste voorstellen van behandeltijd: delphi-fasen .................................................. 16 2. HET BURGERLIJKE LUIK (MODULE III) .............................................................................................. 19 2.1. WEERHOUDEN PRODUCTEN EN PROPORTIES ................................................................................................ 19 2.1.1. De producten en volumes................................................................................................................... 19 2.1.2. De indeling in proporties voor magistraten ...................................................................................... 22 2.1.3. De indeling in proporties voor zittingsgriffiers ................................................................................. 24 2.1.4. De indeling in proporties voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie ........................... 27 2.2. WEERHOUDEN ACTIVITEITENBLOKKEN ....................................................................................................... 28 2.2.1. Voor magistraten ............................................................................................................................... 28 2.2.2. Voor zittingsgriffiers .......................................................................................................................... 29 2.2.3. Voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie .................................................................... 30 2.3. WEERHOUDEN SCENARIO’S ......................................................................................................................... 33 2.3.1. Scenario’s met implicaties voor de magistratentijd ........................................................................... 33 2.3.1.1. in overweging genomen varianten ............................................................................................................... 33 2.3.1.2. collegiale kamers of alleen zetelend ............................................................................................................ 33 2.3.1.3. voorbereiding ............................................................................................................................................... 34 2.3.1.4 “nalezen” ...................................................................................................................................................... 35 2.3.1.5. structurering van conclusies (baliecultuur) .................................................................................................. 35 2.3.1.6. zittingorganisatie ......................................................................................................................................... 36 2.3.1.7. omvang van het hof ..................................................................................................................................... 37 2.3.1.8. weerhouden scenario’s................................................................................................................................. 38

2.3.2. Scenario’s met implicaties voor de tijden van zittingsgriffiers .......................................................... 41 2.3.3. Scenario’s met implicaties voor de tijden van griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie .... 43 2.4. WEERHOUDEN TIJDEN ................................................................................................................................. 45 2.4.1. Behandeltijden voor magistraten ....................................................................................................... 45 2.4.1.1. voorzitterstaken ........................................................................................................................................... 45 2.4.1.2. voorbereiding ............................................................................................................................................... 45 2.4.1.3. zitting ........................................................................................................................................................... 46 2.4.1.4. beraad .......................................................................................................................................................... 47 2.4.1.5. project .......................................................................................................................................................... 47 2.4.1.6. nalezen ......................................................................................................................................................... 48 2.4.1.7. rechtsbijstand ............................................................................................................................................... 48

2.4.2. Behandeltijden voor zittingsgriffiers ................................................................................................. 48 2.4.2.1. zittingsgriffierwerk buiten de zitting en met uitzondering van de afwerking van arresten .......................... 49 2.4.2.2. bodewerk ..................................................................................................................................................... 49

2/74

2.4.2.3. zitting ........................................................................................................................................................... 50 2.4.2.4. afwerken van arresten .................................................................................................................................. 50 2.4.2.5. rechtsbijstand ............................................................................................................................................... 51

2.4.3. Behandeltijden voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie ............................................ 51 3. HET LUIK JEUGD (MODULES IV & V) ................................................................................................... 52 3.1. WEERHOUDEN PRODUCTEN EN PROPORTIES ................................................................................................ 52 3.1.1. De producten en volumes................................................................................................................... 52 3.1.1.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 52 3.1.1.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 54

3.1.2. De indeling in proporties voor magistraten en zittingsgriffiers ........................................................ 56 3.1.2.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 56 3.1.2.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 59

3.1.3. De indeling in proporties voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie ........................... 63 3.1.3.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 63 3.1.3.2. voor het protectioneel gedeelte(module V) .................................................................................................. 63

3.2. WEERHOUDEN ACTIVITEITENBLOKKEN ....................................................................................................... 64 3.2.1. Voor magistraten ............................................................................................................................... 64 3.2.2. Voor zittingsgriffiers .......................................................................................................................... 64 3.2.3. Voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie .................................................................... 65 3.3. WEERHOUDEN SCENARIO’S ......................................................................................................................... 65 3.3.1. Scenario’s met implicaties voor de magistratentijd ........................................................................... 66 3.3.1.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 66 3.3.1.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 66

3.3.2. Scenario’s met implicaties voor de tijden van zittingsgriffiers .......................................................... 67 3.3.2.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 67 3.3.2.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 67

3.3.3. Scenario’s met implicaties voor de tijden van griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie .... 68 3.3.3.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 68 3.3.3.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 68

3.4. WEERHOUDEN TIJDEN ................................................................................................................................. 69 3.4.1. Behandeltijden voor magistraten ....................................................................................................... 69 3.4.1.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 69 3.4.1.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 71

3.4.2. Behandeltijden voor zittingsgriffiers ................................................................................................. 71 3.4.2.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 71 3.4.2.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 72

3.4.3. Behandeltijden voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie ............................................ 73 3.4.3.1. voor het burgerlijk gedeelte (module IV) .................................................................................................... 73 3.4.3.2. voor het protectioneel gedeelte (module V) ................................................................................................. 74

3/74

1. ALGEMEEN KADER

1.1. DE COMMISSIE VOOR DE MODERNISERING VAN DE RECHTERLIJKE ORDE EN DE WERKLASTMETING

1.1.1. Een model van werklastmeting als beheersinstrument Bij de opstart van de Commissie voor de modernisering van de rechterlijke orde (hierna afgekort tot CMRO) werd het mission statement als volgt bepaald: “samen met alle betrokken actoren wil de Commissie bijdragen aan de ontwikkeling van een moderne rechterlijke orde die aangepast is aan een snel evoluerende samenleving”1. Een “moderne rechterlijke orde” moet daarbij o.a. voldoen aan volgende criteria:   

Beschikken over een grote autonomie in het beheer van haar middelen Afleggen van rekenschap over haar werking, in het bijzonder inzake haar doelmatigheid en doeltreffendheid Beschikken over de middelen (personen, methoden, structuren, materieel) om haar doelstellingen te realiseren.

Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat de CMRO van bij het begin betrokken was bij het project werklastmeting van de zetel. Een degelijk uitgebouwd instrument voor werklastmeting, laat immers toe zich vragen te stellen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het eigen hof of de eigen rechtbank, geeft de implicaties weer van bepaalde organisatiekeuzen op de benodigde middelen, etc. De werklastmeting is m.a.w. een van de middelen om tot een moderne rechterlijke orde te komen.

1.1.2. De rol van de CMRO De CMRO is maar een van de resem actoren die de protocolen “project werklastmeting bij hoven en rechtbanken”2 ondertekende. Net als andere actoren (Beheerscomité Informatica Rechterlijke Orde, de FOD Justitie) verbond de CMRO er zich toe de zetel bij te staan in de opbouw van een instrument van werklastmeting. In partnerschapsovereenkomsten tussen de magistraat-projectleider van het Vast Bureau voor Statistiek en Werklastmeting (VBSW) 1

Zie bijv. p. 18 van het jaarverslag 2011-2012 (http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/Jaarverslag_2011.pdf) 2 Zie http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/protocol_werklastmeting_2008.pdf & http://www.cmrocmoj.be/sites/default/files/files/protocol_werklastmeting_2010.pdf

4/74

en de CMRO werden concrete werkafspraken verder uitgewerkt. In de praktijk bleken voor de delen “burgerlijk” en “jeugd” deze afspraken niet altijd werkbaar. Zo heeft de CMRO zelf nuttige elementen moeten inzamelen voor de bepaling van volumes en werden haar de gegevens omtrent het aantal VTE’s per entiteit en subentiteit niet geleverd in een bruikbare vorm.

1.2. GEBRUIKTE BEGRIPPEN De voor de in dit rapport besproken modules, werd hetzelfde begrippenkader gehanteerd als voor de modules “correctioneel” en “kamer van inbeschuldigingstelling”. Brevitatis velocitatisque causa worden de omschrijvingen hieronder dan ook beknopt gehouden en wordt de lezer voor meer uitleg verwezen naar eerdere rapporten en teksten van de CMRO:    

Behandeltijden voor correctionele producten en aanverwante activiteiten van de hoven van beroep (juni 2010); Producten van de jeugdrechtbank (januari 2012)3; JustPax – de kostprijs van de gerechtelijke producten van de vredegerechten (feb. 2010)4; Constructie van een instrument voor werklastmeting (2008)5.

1.2.1. Producten Een product van een organisatie is te zien als het resultaat van een reeks activiteiten die binnen die organisatie verricht worden. Bij de hoven gaat het veelal om (bepaalde soorten) arresten. Om te beslissen of een resultaat van activiteiten in een afzonderlijk product dient te worden ondergebracht, spelen volgende criteria een rol:      

de frequentie van voorkomen; de specificiteit voor de betreffende entiteit; het belang van het overwogen product in een context van kostenberekening, werklastmeting, opportuniteitsdiscussies; de meetbaarheid (heeft men – nu of op middellange termijn – een beeld van de volumes ); de mogelijkheid om het van andere producten te onderscheiden (geen overlapping); de werkbaarheid.

3

Zie http://www.cmro-cmoj.be/nl/realisaties/beheersinstrumenten/producten_jeugdrechtbanken & http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/J_AN_A_rapport_NL.pdf 4 Zie http://www.cmro-cmoj.be/nl/realisaties/beheersinstrumenten/justpax 5 Zie http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/constructie_instrument_voor_WLM.pdf

5/74

Om voor de werklastmeting bruikbaar te zijn zal men voor elk product het volume moeten kennen (voor een bepaalde entiteit en periode): zie 1.2.4.

1.2.2. Processen - activiteiten - activiteitenblokken Onder proces wordt hier verstaan: de opeenvolging van uitgevoerde handelingen of activiteiten die leiden tot het product. Bij de procesbeschrijving kan men vanzelfsprekend diverse niveaus van detail hanteren: wat samengevat kan worden in “het uitschrijven van een tekst”, kan ook omschreven worden in termen als “hij neemt zijn pen, hij neemt papier, hij brengt de pen naar het papier,….”. Voor kostprijsberekening of werklastmeting wordt niet tot dergelijk niveau van detail afgedaald, maar beperkt men zich tot significante activiteitenblokken, of groeperingen van activiteiten. De situering van deze activiteiten(blokken) in het productieproces kan grafisch worden weergegeven in een stroomdiagram of flowchart.

1.2.3. Proporties Bovenvermelde criteria voor productbepaling (werkbaarheid, meetbaarheid,…) zijn soms moeilijk met elkaar te verzoenen. Wanneer de werkbaarheid met zich zou meebrengen dat er een te grote heterogeniteit zou zijn binnen een product, dan kan een product onderverdeeld worden in verschillende proporties. Dergelijke opdeling in proporties (per product) is vooral nuttig indien de benodigde behandeltijd die men in doorsnee nodig heeft voor de ene proportie, sterk verschilt van de benodigde behandeltijd voor de andere proportie binnen eenzelfde product. In het voor de werklastmeting gebruikte model is de mogelijkheid voorzien om per personeelscategorie (magistraten, zittingsgriffiers, griffiers, griffiepersoneel, referendarissen) een product op te splitsen in maximaal vijf verschillende proporties.

1.2.4. Volumes en tijden In het werklastmetingsmodel wordt gewerkt met eenheidstijden: hoeveel tijd is nodig om één eenheid van een product (bijv. één arrest van een bepaalde soort) voort te brengen. Hoeveel personeel een bepaalde entiteit nodig heeft zal dan bepaald worden om voor alle producten (of proporties) dergelijke eenheidstijd te vermenigvuldigen met het voortgebrachte of voort te brengen aantal producteenheden, daarvan de optelsom te maken en daar de benodigde tijd voor zogenaamde niet-product gebonden (ondersteunende) activiteiten bij te rekenen. Dit betekent dat men elk product en elke proportie zal moeten kunnen uitdrukken in een telbare eenheid (volume-eenheid) en men de productie van een product zal uitdrukken in een volume (een aantal volume-eenheden). Bij de hoven gaat het dan eerder om het aantal beschikkingen, arresten, beslissingen, dan om kilogram, meters etc.

6/74

De in dit rapport en zijn bijlagen voorgestelde eenheidstijden of behandeltijden om één volume-eenheid van een product voort te brengen, vormen de kern van wat de CMRO in het kader van de werklastmeting aflevert. Zij zijn tot stand gekomen via de onder 1.4 geschetste werkwijze en vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de CMRO. Voor de hoger geschetste operatie van het vermenigvuldigen van eenheidstijden met volumes, is de CMRO echter niet verantwoordelijk, vermits zij geen zicht heeft op de juistheid van de gegevens en het eenduidig invullen ervan door alle hoven. Als zij al dergelijke oefening heeft gedaan, is dat enkel om de door haar vooropgestelde eenheidstijden enigermate te kunnen toetsen aan de realiteit van vandaag. De CMRO formuleert eenheidstijden per product, desgevallend per proportie en eventueel rekening houdend met varianten qua manieren van werken of omgevingsfactoren. Zij heeft behandeltijden bepaald voor magistraten, griffiers en ander gerechtspersoneel (assistenten, medewerkers,…), maar niet voor referendarissen. Zoals in het eerste rapport werklastmeting al werd gesteld: “Met de magistraat-projectleider is dan ook afgesproken dit aspect te laten rusten tot wanneer het project functiebeschrijvingen hierover meer duidelijkheid schept of tot wanneer het Begeleidingscomité dienaangaande beslissingen heeft genomen” (p. 6) en “De actueel door deze personeelscategorie uitgevoerde taken zijn erg heterogeen, de invloed van hun inbreng op de voor de magistraten (of griffiers) benodigde behandeltijd is onduidelijk […]Eens het begeleidingscomité zich uitgesproken heeft over de rol van referendarissen, eventueel na de beëindiging van het project “functiebeschrijvingen”, zal hier bijkomend onderzoek nodig zijn, liefst voor de vijf hoven samen en gezamenlijk voor de verschillende subentiteiten (correctioneel, burgerlijk,…)” (p. 86).

1.2.5. Scenario’s Benodigde behandeltijden voor een product kunnen sterk beïnvloed worden door de manier van werken of door omgevingsfactoren. De CMRO heeft in dergelijke gevallen de gewoonte om in de door haar ontwikkelde modellen (werklastmeting, kostprijsberekening) deze verschillende werkwijzen op te nemen in verschillende scenario’s, waaraan dan verschillende richttijden gekoppeld worden. Dit laat de bevoegde instanties toe over eventuele optimale manieren van werken te discuteren, simulaties uit te voeren (wat als hof A zou werken als hof B of vice versa) en eventueel een scenario als referentie te nemen. Hetzelfde principe geldt voor omgevingsfactoren (die een hof niet of slechts in beperkte mate zelf in de hand heeft, zoals bijv. baliecultuur). Deze scenario’s zijn ook onontbeerlijk voor de testsimulaties, waarbij nagegaan wordt in welke mate de resultaten die het werklastmetingsmodel genereert de realiteit van elk hof al dan niet benadert.

7/74

Proporties en scenario’s hebben gemeen dat zij nuances mogelijk maken, door de richttijden voor de behandeling van een product van een aantal factoren te laten afhangen. Proporties duiden daarbij eerder op de karakteristieken van het product zelf, terwijl scenario’s betrekking hebben op werkwijze en omgevingskenmerken. Om praktische redenen wordt hier soms van afgeweken (zie bijv. de proporties bij product V-99 in de module jeugd). In het CMRO-model werklastmeting kunnen tot zes verschillende scenario’s worden voorzien.

1.2.6. “Default”-waarden Omdat vandaag niet alle voor de werklastmeting noodzakelijke gegevens in de databanken voorhanden zijn, is voor de bepaling van het volume of voor de interne verdeling in proporties van een bepaald product voorzien van “default”-waarden. Deze aantallen of percentages kunnen dan gebruikt worden bij gebrek aan exactere gegevens. De “default”-waarden werden bepaald door manuele tellingen, naar analogie met andere situaties waarvoor wel gegevens voorhanden zijn, etc. Ook wanneer voor een bepaald hof niet duidelijk is welk scenario van toepassing is, wordt gewerkt met een “default”-scenario (veelal het meest voorkomende of meest logische). In de door het CMRO ontworpen model wordt een “default”-waarden overruled zodra de gebruiker andere waarden of keuzen ingeeft.

1.2.7. Model & modules Onder model wordt hier een systeem verstaan dat toelaat een bestaande of virtuele realiteit weer te geven: zie bijv. weermodellen, economische modellen, het mathematisch model Noordzee,…. Ook een werklastmetingsinstrument laat toe om weer te geven hoeveel personele middelen nodig zijn om een bepaald volume in een bepaalde tijdspanne te verwerken, rekening houdend met de karakteristieken van de organisatie en de omgeving. Dit is weliswaar op een meer bescheiden schaal dan de eerder genoemde voorbeelden. De technologie die vandaag ter beschikking staat (Excel, SAS) laat toe om de eindgebruiker eenvoudige tools aan te bieden die met een voldoende groot aantal factoren kan rekening houden zodat men niet in een nietszeggende eenheidskoek moet verzeilen waarin een individueel hof of rechtbank zich niet meer herkend. Het model zoals opgezet door de CMRO, bestaat uit een aantal onderverdelingen die modules worden genoemd.

8/74

1.3. DE MODULES Het instrument werklastmeting bij de hoven van beroep is opgedeeld in volgende modules:   

   

I: correctioneel, exclusief K.I. II: K.I. III: burgerlijk, om praktische redenen in het model opgedeeld in twee submodules:  IIIa: personen - en goederenrecht, administratief recht en belastingen  IIIb: handelszaken en bijzondere procedures IV: jeugd - burgerlijk V: jeugd - protectioneel L: griffie-specifieke activiteiten C: ondersteunende activiteiten

Onderhavig rapport behandeld de modules III, IV en V. Modules I & II werden reeds behandeld in het rapport van juni 2010. In dat rapport werden ook reeds behandeltijden vooropgesteld voor het correctionele gedeelte van module L. Voor het personeel op de griffie werd echter gesteld dat de behandeltijden (voor alle modules en in het bijzonder voor module L) met heel veel omzichtigheid moesten worden bekeken. De verschillen tussen de resultaten van het model enerzijds en de realiteit op elk hof anderzijds waren immers aanzienlijk. Er werden toen al een aantal hypothesen geformuleerd als mogelijke verklaring van deze verschillen. Er werd voor geopteerd om deze pistes verder uit te klaren bij het burgerlijke luik en desgevallend daaruit ook conclusies te trekken voor het correctionele luik. Vandaar dat de module L, tezamen met de module C in een afzonderlijk rapport wordt behandeld.

1.4. WERKWIJZE 1.4.1. Zelfde aanpak als voor het correctionele luik In het eerste rapport van de CMRO, voor het correctionele luik, werd bij elk hoofdstuk van deel I een specifiek punt gewijd aan de gevolgde methode. De grote stappen in het proces om tot een werklastmetingsmodel te komen werden toen ook uiteengezet6:

6

Zie zowel het eerste rapport van de CMRO als de tekst “Constructie en gebruik van een instrument voor werklastmeting”: http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/constructie_instrument_voor_WLM.pdf

9/74

Na dit eerste rapport (juni 2010) werd de methode in vraag gesteld door de pilootsite van Bergen. Ten behoeve van het begeleidingscomité, dat eerder (22/09/2008) de door de CMRO geformuleerde en door de magistraat-projectleider gepresenteerde krachtlijnen van de methode had goedgekeurd, vroeg de Minister van Justitie een advies over de geschiktheid van de methode aan een onderzoeksteam van de K.U. Leuven en l’Université de Liège7. Dit advies werd afgeleverd in november 2010 en was niet van aard om de voor het correctionele luik gehanteerde methode te wijzigen. Wel werden twee elementen toegevoegd. Een eerste toevoeging, op advies van het universitair onderzoeksteam, bestond uit het voorafgaandelijk aan de interviews toesturen van een “leidraad en algemene vragen” (ter voorbereiding van het gesprek). In de pilootsite die zowel aan het correctionele als aan het burgerlijke luik deelnam, had dit geen effect op de spontaneïteit van de interviews. Een tweede toevoeging, op initiatief van de CMRO zelf, bestond er in dat bij het overmaken van de verslagen van de gesprekken en de daaruit afgeleide behandeltijden aan de geïnterviewden expliciet de mogelijkheid werd geboden om te vragen dit verslag tijdens een mondeling onderhoud toe te lichten. Geen enkele magistraat of zittingsgriffier is daarop ingegaan. Gezien de aanpak in vergelijking met het correctionele deel niet fundamenteel is gewijzigd, wordt hieronder nog enkel summier ingegaan op een aantal aspecten van de bepaling van de producten en de behandeltijden.

7

Dit onderzoeksteam had eerder ook al de studie rond de haalbaarheid van een werklastmeting van de zetel uitgevoerd.

10/74

1.4.2. Bepaling van de producten Ook voor het burgerlijke luik en voor de sub-entiteit jeugd (burgerlijk en protectioneel), was het materiaal om de producten te bepalen al verzameld in 2008-2009. Een productenlijst werd reeds in april 2009 voorgesteld aan en aanvaard door de expertengroep. De opdeling in proporties gebeurde in een later stadium, voornamelijk tijdens de pre-delphi fase (zie 1.4.4), op basis van de interviews. Voor het luik “jeugd” was deze productenlijst erg summier. De door de CMRO gevoerde projecten op de jeugdrechtbank van Antwerpen8 en rond de producten van de jeugdrechtbanken9 deed vermoeden dat de oorspronkelijke productenlijst inzake jeugd voor de hoven van beroep weinig bruikbaar zou zijn voor de werklastmeting. Aan de magistraat-projectleider werd bijgevolg voorgesteld om experten van de jeugd (magistraten en zittingsgriffiers) van de hoven van beroep samen te roepen om op basis van de producten van de jeugdrechtbanken te komen tot een meer accurate lijst voor de hoven van beroep. De producten van de jeugdrechtbanken werden op deze vergaderingen voor de experten (eind 2011 en begin 2012) door de CMRO toegelicht. Op basis van de bespreking met de vijf hoven werd door het VBSW een nieuwe lijst samengesteld. Deze diende als basis voor de door de CMRO gehanteerde producten tijdens de interviews omtrent de behandeltijden. Anders dan voor het burgerlijke luik, bevatte deze lijst ook al een indeling in proporties die grotendeels behouden werd doorheen het verdere proces.

1.4.3. Bepalen van de behandeltijden: bronnen en methoden Net als voor het correctionele luik werd voor het burgerlijke luik de Multi-source Multimethod aanpak gehanteerd, waarbij diverse bronnen en diverse manieren van gegevens inzamelen werden gebruikt om tot de eerste voorstellen van behandeltijden (de pre-delphi fase, zie onder 1.4.4) te komen.

8 9

Zie http://www.cmro-cmoj.be/nl/realisaties/organisatie/jeugdrechtbank_antwerpen Zie http://www.cmro-cmoj.be/nl/realisaties/beheersinstrumenten/producten_jeugdrechtbanken

11/74

1.4.3.1. TIMESHEETS De timesheetgegevens werden bezorgd door het VBSW. Voor de zittingsgriffiers kon dit bureau enkel tijden per product (niet per aard van zaak) aanleveren. Zowel voor zittingsgriffiers als voor magistraten betrof het globale tijden, dus niet per activiteitenblok. In het advies “het gebruik van timesheets bij de werklastmeting van de zetel”10, somde de CMRO onder punt D een aantal elementen op, gebaseerd op de ervaringen gedurende het correctionele luik, die aan de validiteit en betrouwbaarheid van deze timesheets sterk doen twijfelen. Om tot de voorstellen van behandeltijden te komen hebben de timesheetgegevens bijgevolg nauwelijks meegespeeld. Voor de bepaling van de behandeltijden voor de modules IV en V (jeugd) werden geen timesheets gebruikt. 1.4.3.2. INTERVIEWS De interviews op het terrein verliepen in vijf fasen:  15 maart – 25 mei 2011: magistraten en zittingsgriffiers van de pilootsite Antwerpen voor de burgerlijke producten. Dat de interviews pas op dat ogenblik konden gebeuren, was te wijten aan de laattijdigheid waarmee het begeleidingscomité zich uitsprak over de methode.  20 september – 26 oktober 2011: magistraten en zittingsgriffiers van de pilootsite Luik voor de burgerlijke producten. Dat de interviews in Antwerpen en Luik niet parallel konden gebeuren, had te maken met de latere inschakeling van Luik als pilootsite (ter vervanging van Bergen).  12 maart – 27 maart 2012: magistraten en zittingsgriffiers van de pilootsites voor de jeugdproducten.  8 mei – 11 mei 2012: magistraat en zittingsgriffier voor de specifieke Brusselse bevoegdheden (op burgerlijk vlak).  5 juni – 14 juni 2012: griffiers, assistenten en medewerkers, werkzaam op de burgerlijk griffie en/of de jeugdsecties van de burgerlijke en correctionele griffie van de pilootsites. In totaal werden aldus 54 magistraten en zittingsgriffiers geïnterviewd, en 16 personen die werkzaam zijn op de griffie. Elke geïnterviewde kreeg in de dagen na het interview een document waarin niet alleen zijn voor de werklast relevante commentaren, maar ook de uit het interview te distilleren behandeltijden voor diverse activiteiten en producten werden weergegeven. De betrokkene konden daarop reageren.

10

Zie http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/Advies_CMRO_Timesheets.pdf

12/74

1.4.3.3. OBSERVATIES In vergelijking met het correctionele luik werd de kwantiteit en de kwaliteit van de observaties op zittingen aanzienlijk verhoogd. Voor het correctionele luik hadden leden van het VBSW een aantal zittingen geobserveerd. Daarbij werden meerdere observatoren (met soms weinig juridische ervaring) ingezet die elk een gering aantal zittingen bijwoonden in een van de twee pilootsites. Voor het burgerlijke luik stelde de CMRO vooraf een observatieschema op dat zowel tijdens de observatie als achteraf bij de verwerking in Excel kon gebruikt worden. Twee (tweetalige) observatoren met juridische ervaring (één vanuit de CMRO en één vanuit het VBSW) hebben zittingen geobserveerd in bijna alle kamers van de hoven van Antwerpen, Brussel, Gent en Luik (ofschoon zittingen openbaar zijn, vonden de voorzitter van het begeleidingscomité en de magistraat-projectleider het na gesprekken met de eerste voorzitter van het hof te Bergen niet opportuun in dit hof observaties door te voeren). Om de waarnemingen eenduidig te noteren, hebben beide observatoren hun eerste zittingen ook samen en onder coördinatie van de opsteller van het observatieschema gedaan. Enkel de Duitstalige kamer werd niet door de twee observatoren maar door de coördinator zelf geobserveerd. De waarnemingen hadden o.m. betrekking op tijdselementen (start en einde zitting, tijd tussen de zaken, pleitduur, stijl waarmee de zitting werd geleid, al of niet aanwezigheid van een bode, activiteiten van de zittingsgriffier,…). Deze observaties van 74 zittingen vonden plaats tussen 27 september 2010 en 17 mei 2011, m.a.w. grotendeels in de periode dat omwille van de onbeslistheid van het begeleidingscomité geen andere dan dergelijke (publieke) activiteiten konden worden gedaan. Jeugdzittingen werden niet geobserveerd (met uitzondering van een toevallige zaak in de Duitstalige Luikse kamer). Niet alleen ontbrak hiervoor de tijd, de variatie is hier hoe dan ook iets kleiner (alleen zetelend) en het vertrouwelijke karakter maakt observatie delicater. Wel kon er in latere fases gebruik worden gemaakt (als richtbaken) van in 2011 door een CMROteam gedane observaties van zittingen (en kabinetsbesprekingen) in de Antwerpse Jeugdrechtbank. Een team van het VBSW verrichtte van december 2011 tot einde maart 2012 ook observaties op de burgerlijke griffies van de pilootsites. Hen werd gevraagd om voor de activiteitenblokken op het door de CMRO opgestelde stroomdiagram de waargenomen behandeltijden te noteren. 1.4.3.4. GEGEVENS UIT DATABANKEN, TELLINGEN,… Zowel bij de verwerking van interviews als bij de formulering van de eerste tijden (en ook in de latere stadia), is het nodig om te kunnen terugvallen op volumegegevens: hoeveel (tussen)arresten van een bepaalde soort,… Voor zover dergelijke gegevens uit de bestaande databanken konden gehaald worden werden deze bezorgd door het VBSW. Veelal werden

13/74

deze in ruwe vorm bezorgd en door de CMRO omgezet naar bruikbare informatie. Indien het VBSW de benodigde gegevens niet kon verstrekken, werden deze door de CMRO rechtstreeks aan de betrokkenen gevraagd, werd ter plaatse gegaan om in de dossiers te tellen of werden arresten op elektronische drager opgevraagd om bepaalde tellingen te kunnen uitvoeren. Zo werden tijdens het gerechtelijk verlof 2012, voor de modules jeugd, 1276 burgerlijke beslissingen (afkomstig van alle hoven behalve Bergen) en 742 protectionele beslissingen (van Brussel, Gent en Luik) geanalyseerd, o.a. om tot correcte volumes en werkbare “default”waarden te komen. Voor het burgerlijke luik werden 1583 arresten van de pilootsites manueel geteld en geanalyseerd, o.a. om te zoeken naar correlaties tussen lengte van het motiverend gedeelte van het arrest en het aantal partijen, eventuele “culturele” verschillen, … In het delphi-stadium (zie later), werden eveneens de conclusies van de advocaten in 389 dossiers van de vijf hoven bekeken. Het hof van Brussel werd gebruikt voor een verkennend onderzoek, in de andere hoven werden vervolgens 775 conclusies in welbepaalde materies geanalyseerd voor wat betreft de mate van structurering van middelen, scheiding van feiten en middelen, verwijzing naar stukken, verwijzing naar rechtsgrond en naar rechtsspraak of rechtsleer (zie ook onder 2.3.1.5).

1.4.4. Formulering van eerste voorstellen van behandeltijden: pre-delphi fase In het stadium voorafgaand aan de delphi-fasen, legde de CMRO alle ingezamelde gegevens naast elkaar. Daarbij werd (voor het burgerlijke luik) in de eerste plaats gekeken waar de indeling in producten onvoldoende specifiek is, omdat “er niet alleen appelen en peren maar ook kersen en watermeloenen tussen zitten”. Uit de interviewverslagen kon dit zonder veel moeite worden opgemaakt, wanneer voor eenzelfde product merendeel van de geïnterviewden meerdere tijden opgaven omdat bepaalde eenheden tijdrovender waren dan andere, of wanneer zij zich enkel konden uitspreken voor een gedeelte van een product omdat de rest niet in hun kamer werd behandeld. De opdeling in activiteitenblokken werd in dit stadium waar nodig ook aangepast. Dit kon om praktische redenen (bijv. samennemen van voorbereiding en opmaken van een project, om een vergelijking tussen pilootsites eenvoudiger te maken) of omdat tijdens de interviews activiteiten werden vermeld die moeilijk pasten binnen de voorziene blokken. Voor magistraten en zittingsgriffiers afzonderlijk, werden per weerhouden activiteitenblok (bijv. zitting) de beschikbare bronnen met elkaar vergeleken, zowel globaal (over de producten heen) als per product en proportie, en zowel in absolute termen (de tijden als dusdanig) als in relatieve termen: zijn er bronnen die er in vergelijking met andere bronnen uit-

14/74

springen (systematisch hogere of lagere tijden dan vergelijkbare bronnen), zijn er producten of proporties die er bij de meeste bronnen uitspringen (in vergelijking met andere producten en proporties). Ook voor de griffie gebeurde een dergelijke vergelijking van bronnen, maar per activiteitenblok en niet per product. Wanneer voor een activiteitenblok de tijden van verschillende bronnen zich binnen een redelijk smalle marge situeerden voor meerdere producten of proporties van producten, dan werd hiervoor een richttijd bepaald. Daartoe werd geen rekenkundig gemiddelde gemaakt, eerder werd een afgerond getal vooropgesteld (in uren voor magistraten en zittingsgriffiers van het burgerlijke luik; in minuten voor griffie en jeugd), dat zich vanzelfsprekend binnen de range bevond. Soms deed dergelijk fenomeen zich voor maar niet voor het geheel van de pilootsites, enkel voor een pilootsite, of voor beide pilootsites afzonderlijk. In dat geval werd gezocht naar mogelijke verklaringen voor de verschillen tussen pilootsites. Werd een dergelijke verklaring gevonden, dan werd nagegaan of deze in specifieke scenario’s kon worden weergegeven (met elk een richttijd). Idealiter veronderstelt dit dat objectief kan vastgesteld worden in welk scenario een hof zich bevindt. Als dergelijke verklaring niet kon worden gevonden of onvoldoende objectiveerbaar was, dan werd een enkele richttijd weerhouden die zich situeerden binnen de bredere range die gevorm werd door de beide pilootsites. Voor de overige producten werd dan nagegaan in hoeverre er binnen de bronnen eensgezindheid bestond over het meer of minder tijdrovend zijn in vergelijking met de producten en proporties van de richttijden. Veelal was deze eensgezindheid er en werd de richttijd met een vermeerderende of verminderende factor vermenigvuldigd voor deze groepen van producten en proporties. In het enkele geval dat voor eenzelfde product de ene bron een behandeltijd gaf die veel hoger was dan de richttijd en de andere bron hiervoor een veel lagere tijd dan de richttijd opgaf, bleek uit de verdere discussies (delphi fasen) dat men het dan toch niet over hetzelfde had (onvoldoende nauwkeurige definitie van het product – bijv. i.v.m. uithanden geven) of elk een ander deel van een product voor ogen had (onvoldoende indeling in proporties – bijv. zeerecht t.o.v. andere verzekeringszaken). Voor bepaalde activiteitenblokken (bijv. voorzitterstaken) werd van de richttijd afgeweken indien uit de gegevens over de arresten objectieve redenen voorhanden waren: bij bepaalde producten worden bijv. frequenter dan bij anderen deskundigen aangesteld, die dan ook moeten worden opgevolgd. Tenslotte werd voor sommige activiteitenblokken de differentiatie ook indirect bekomen: zo werd er van uitgegaan dat indien de voorbereiding en het maken van een project van product A dubbel zo groot is dan voor product B, dat dergelijke verhouding van 2 op 1 dan ook geldt voor bijv. de beraadtijd.

15/74

Zoals ook in de verdere stadia (zie 1.4.5), werden in de pre-delphi fase de vooropgestelde eenheidstijden vermenigvuldigd met de door de hoven verwerkte volumes en de bekomen tijden werden vergeleken met de toen geldende bezetting in de hoven. Vanzelfsprekend is toetsing maar relevant in de mate dat de volumegegevens en de data rond het aantal tewerkgestelde voltijdsequivalenten voldoende gedetailleerd en betrouwbaar zijn. Alleen al het feit dat voor het burgerlijke luik het VBSW enkel de ruwe volumegegevens van 2010 ter beschikking kon stellen (en men bijgevolg ook de personeelstoestand van 2010 moest reconstrueren), bemoeilijkte deze test. Zoals reeds eerder gezegd werd voor de toetsing van de jeugdgegevens gewerkt met door de CMRO zelf ingezamelde gegevens voor 2011. Het pre-delphi-gebeuren vond voor diverse functies en modules niet steeds binnen eenzelfde periode plaats:

van Magistraten (burg.) 11/1/2012 Zittingsgriffiers (burg).) 11/1/2012 Magistraten (jeugd) 10/5/2012 Zittingsgriffiers (jeugd) 10/5/2012 Griffie (burgerlijk) 27/6/2012 Griffie (correctioneel- 5/11/2012 residueel)

tot 15/2/2012 15/2/2012 10/5/2012 10/5/2012 21/9/2012 5/11/2012

1.4.5. Verfijnen van de eerste voorstellen van behandeltijd: delphi-fasen In de zogenaamde delphi-fasen werden de initiële voorstellen van de CMRO voorgelegd aan vertegenwoordigers van de hoven. Zoals voor het correctionele luik, gebeurde dit in twee of in drie fasen. Eerst met vertegenwoordigers van de pilootsites (delphi 1), vervolgens met vertegenwoordigers van de andere hoven (delphi 2) en desgevallend met vertegenwoordigers van alle hoven samen (delphi 3).

16/74

Het is karakteristiek en essentieel in de aanpak van de CMRO dat in een eerste stadium de gegevensinzameling gebeurt door het aanspreken (langs verschillende kanalen) van een groot aantal bronnen, waarbij de bronnen individueel worden aangeboord. Pas in een tweede stadium wordt naar groepsbesprekingen overgegaan. De redenen daarvoor werden reeds uitgelegd in de tekst “Het meten van behandeltijden”,11 waarin verwezen werd naar een aantal klassiekers uit de sociale psychologie. Om diezelfde reden worden ook de groepsgesprekken zelf opgesplitst. Ook al plegen bepaalde hoven onderling overleg achter de schermen, zoals ook bepaalde te interviewen personen overleggen voor hun interview, toch blijkt de spontaneïteit en de rijkdom aan informatie via dergelijke aanpak groter. Het delphi-proces werd afzonderlijk gevoerd voor burgerlijke magistraten, burgerlijke zittingsgriffiers, jeugdmagistraten, zittingsgriffiers voor de jeugd en griffie (burgerlijk – met een onderscheid tussen direct en indirect aan producten te verbinden activiteiten, jeugd – zowel burgerlijk als protectioneel – en overblijvende correctionele aspecten).

Magistraten (burg.) Zittingsgriffiers (burg).) Magistraten (jeugd) Zittingsgriffiers (jeugd) Griffie (burgerlijk & jeugd burgerlijk – direct productgebonden) Griffie (burgerlijk, niet direct productgebonden) Griffie (correctioneel: jeugd en niet direct productgebonden)

Delphi 1 15/3/12 20/4/12 7/3/12 26/3/12 25/5/12

Delphi 3 27/9/12

25/5/12 26/9/12

Delphi 2 27/4/12 1/6/12 30/3/12 19/4/12 25/9/12 9/10/12 20/9/12 n.v.t.

30/10/12

n.v.t.

21/11/12

n.v.t.

n.v.t.

27/11/12

n.v.t. n.v.t. 11/10/12 17/10/12

Een delphi-cyclus begint telkens met het situeren van deze fase binnen het geheel van het constructieproces van het meetinstrument. Dit is geen overbodige luxe: zelfs mensen die het beter zouden moeten weten verwarren soms de bijeenkomsten ter validatie, onder de verantwoordelijkheid van de magistraat-projectleider, met de delphi-vergaderingen. Deze laatste vallen onder de verantwoordelijkheid van de CMRO en hebben tot doel bijkomende informatie in te verzamelen om het geheel van de op dat moment vooropgestelde tijden te verfijnen. 11

Het meten van behandeltijden (2009): http://www.cmro-cmoj.be/sites/default/files/files/meten_behandeltijden_werklastmeting_2009.pdf

17/74

Vervolgens worden dan de vooropgestelde tijden toegelicht en wordt nagegaan in welke mate deze overeenkomen met de ervaring en inschatting van de deskundigen rond de tafel. De bevindingen van de deskundigen vormt dan het hoofdthema van een tweede vergadering. Tussen twee vergaderingen voor eenzelfde groep zitten meestal meerdere weken. Dit is de tijd die de deelnemers nodig hebben om een en ander zelf of met collega’s na te gaan (en na te rekenen). Niet zelden wordt in deze fase aan de CMRO gevraagd om verder uitleg te komen geven ter plaatse, bijv. op een algemene vergadering. Dergelijke infosessies vonden plaats voor magistraten te Luik (21/3/12), Antwerpen (30/3/12), Gent (8/5/12) en Bergen (16/5/12). Gezien het beperkt aantal magistraten en zittingsgriffiers voor de jeugd, kon hier het aantal vergaderingen en de perioden ertussen ingeperkt worden. Vanzelfsprekend worden in deze fase de gegevens uit de primaire bronnen (interviews, observaties, …) niet overboord gegooid. Er kunnen wel argumenten aangereikt worden om bepaalde bronnen meer dan andere te laten doorwegen, hetgeen tot bepaalde aanpassingen van tijden kan leiden. Veelal echter gaat het niet zozeer om het aanpassen van de initiele tijden als dusdanig, maar om het aanbrengen van nuances, onder de vorm van proporties of scenario’s. Dit laatste is vooral het geval in delphi 2, op een moment dat de voornamelijk op pilootsites gebaseerde tijden aan de realiteit van de niet-pilootsites worden getoetst. Vaak houdt een dergelijke niet-pilootsite er andere manieren van werken op na. Of er dient naar een verklaring gezocht waarom vooropgestelde tijden wel werkbaar zijn in het ene maar niet in het andere hof. Het was dan ook tijdens het delphi-proces dat pistes rond “culturele verschillen” werden onderzocht (zie verder onder 2.3.1.5). De CMRO is een bij wet opgericht onafhankelijk orgaan. Het is dan ook in alle onafhankelijkheid dat de CMRO na de delphi-cycli haar voorstellen van behandeltijden met de daaraan gekoppelde in dit rapport te vinden nuanceringen overmaakt aan de magistraatprojectleider en het begeleidingscomité, die vervolgens de valideringsfase kunnen aanvatten.

18/74

2. HET BURGERLIJKE LUIK (MODULE III)

2.1. WEERHOUDEN PRODUCTEN EN PROPORTIES 2.1.1. De producten en volumes De in april 2009 door de expertengroep besproken indeling in producten is sindsdien ongewijzigd gebleven, met uitzondering van de specifieke bevoegdheden van Brussel waar de oorspronkelijke indeling werd teruggebracht tot twee producten (na interviews op het terrein). De indeling in producten is hoofdzakelijk gebaseerd op groeperingen van “aarden van zaak”codes. Een instrument voor werklastmeting kan maar worden gebruikt om personeelsmiddelen te bepalen, wanneer elke entiteit haar volume op een zelfde manier telt (betrouwbaarheid) en aan eenzelfde aard van zaak ook eenzelfde betekenis geeft (validiteit). Uit de door het VBSW ter beschikking gestelde gegevens blijkt dat dit (nog steeds) niet het geval is. Eén enkel voorbeeld maakt dit duidelijk: onder de code “A15c – andere handelspraktijken en economische mededinging” zijn in een bepaald hof ook zaken “schade”, “commissielonen”, etc. te vinden. In de Franse code is het label bovendien ook beperkt tot “A15c – andere handelspraktijken” en wordt economische mededinging niet vermeld. Zoals reeds eerder gesteld (zie 1.4.4) bemoeilijkt dit vanzelfsprekend ook de toetsing van het model aan de realiteit. De weerhouden producten voor het burgerlijke luik zijn opgenomen in tabel 1 op volgende bladzijde. Net als voor het correctionele luik, worden verwerkte volumes van elk product bijna steeds uitgedrukt in eindarresten. Uitzondering hierop vormt het product “rechtsbijstand”, waar – afhankelijk van de hoven – eindbeslissingen zowel per arrest als per beschikking worden genomen. Tussenarresten vormen – zoals het woord al zegt – slechts een tussenstap in de opeenvolging van activiteiten die leiden tot een eindarrest; de daarvoor benodigde tijd is, zoals uitgelegd tijdens de interviews en delphi-besprekingen, mee opgenomen in de behandeltijd van het eindproduct. In bepaalde gevallen leiden de activiteiten niet tot eindarresten: wanneer in de loop van de procedure geen van de partijen stappen onderneemt tot voortzetting van de procedure, omdat een tussenarrest hen al voldoende klaarheid geeft. Toch kunnen dergelijke zaken van

19/74

magistraten, griffiers etc. een aanzienlijke behandeltijd vergen. Daarom worden de oorspronkelijke volumes “gecorrigeerd” met een factor die rekening houdt met dergelijke “met eindarresten gelijk te stellen tussenarresten”. Deze factor is voor elk product samengesteld uit het percentage ambtshalve weggelaten zaken waarin minstens één tussenarrest is uitgesproken t.o.v. het volume eindarresten, vermenigvuldigd met 0,7. Deze 0,7 betekent dat dergelijke zaak niet als een volwaardige zaak (met eindarrest) wordt beschouwd, maar er van uitgegaan wordt dat de tijdsinvestering overeenkomt met 70% van de behandeltijd van een zaak die wel tot een eindarrest leidt. Indien het werkelijke percentage weggelaten zaken met tussenarresten niet in het model wordt ingevoerd (wegens niet gekend of te omslachtig om het te kennen), wordt uitgegaan van default-waarden. Deze default-waarden, werden berekend a.d.h.v. van het aantal ambtshalve weglatingen (met tussenarresten) per product, zoals dit ons door het Hof van Beroep van Antwerpen werd bezorgd voor de jaren 2010 en 2011. Het VBSW heeft de vragen van de CMRO dienaangaande niet beantwoord. De default-percentages zijn de volgende: nr. III-01 III-02 III-03 III-04 III-05 III-06 III-07 III-08 III-09 III-10 III-11 III-12 III-13 III-14 III-15 III-16 III-17 III-18 III-19 III-20 III-21 III-22 III-23 III-24 III-25 III-26 III-50 III-51

product Echtscheidingsprocedure Erfenissen, schenkingen en testamenten Staat van personen Familiaal vermogensrecht Goederen Bouwzaken Verzekeringsrecht Extracontractuele aansprakelijkheid Louter schade Handelspraktijken en economische mededinging Vennootschapsrecht en VZW's Banken, krediet en financiële instellingen Overeenkomsten (zonder bouwzaken en huwelijk) & aansprakelijkheid Faillissement en gerechtelijk akkoord Transport, lucht- en zeerecht Intellectuele rechten en beschrijvende beslagen Natuurrampen Aansprakelijkheid van de staat en de openbare overheden Openbare aanbesteding Milieu- en stedenrecht, en onteigeningen (excl. staking van werken) Directe belastingen Indirecte belastingen Rechtsbijstand Beslag (behalve beschrijvende beslagen en voorlopige uitvoering) Tucht Wraking Specifieke bevoegdheden Brussel - Benelux Andere specifieke bevoegdheden Brussel

20/74

% 6,0 4,0 0,5 4,0 8,0 4,0 4,0 4,0 6,0 6,0 6,0 6,0 4,0 4,0 6,0 0,5 0,5 6,0 6,0 8,0 0,5 4,0 0,5 4,0 0,5 0,5 0,5 0,5

III-99 Andere 4,0 Tabel 1: burgerlijke producten en bijbehorende 'default'-waarden voor gecorrigeerde volumes

Dit betekent dus dat indien een hof in een beschouwde periode een volume heeft van 50 eindarresten inzake “faillissement en gerechtelijk akkoord” (product III-14), er voor de personeelsbehoeftenbepaling wordt uitgegaan van een “gecorrigeerd” volume van 50 x 1,028 = 51,4. De factor 1,028 is het resultaat van de bewerking 1 + (0,04 x 0,7), waarin 1 staat voor de initiële 100%, 0,04 voor de 4% weglatingen per eindarrest en 0,7 voor de 70% van de behandeltijd van een product met eindarrest. Voor de griffie zijn er voor bepaalde producten bijkomende of andere operaties (bijv. natuurrampen, rechtsbijstand,….). Voor het overige is het productenonderscheid veel minder relevant. Eerder dan in aantal eindarresten te redeneren zal men op de griffie rekenen in aantal binnenkomende dossiers, aantal zaken die voor pleiten werden vastgesteld, etc. De CMRO heeft daarom nagegaan of de verhouding van die diverse volume-eenheden (een binnenkomend dossier, een vaststelling voor pleiten, een beschikking 747,…) t.o.v. het aantal eindarresten sterk verschilt van hof tot hof. Dit is bijna nooit het geval. Vandaar dat in het werklastmetingsmodel omwille van de eenvoud in dezelfde eenheden wordt geteld als voor magistraten en zittingsgriffiers. Voor het geval er in de toekomst zou voor geopteerd worden om voor de griffie in meer sprekende volume-eenheden te werken, wordt in volgende tabel aangeduid van welke verhoudingen in het actuele werklastmetingsmodel is uitgegaan.

beschikkingen 747 of 750 beschikkingen 748 aantal vaststellingen voor pleiten beschikkingen 754 en voortzetting alle arresten (eind- en tussen-) EU certificaten met exequatur EU certificaten zonder exequatur tussenarresten deskundigen verzoekschrift 773 binnenkomende dossiers afgeleverde grossen en gekopieerde bundels

Op 1000 eindarresten 1000 30 1800 300 1200 6 1 50 1 1200 700

Tabel 2: verhouding aantal eindarresten t.o.v. andere volume-eenheden.

Het aantal ambtshalve weglatingen wordt als apart volume weerhouden: de verhouding t.o.v. het aantal eindarresten gaat van 139 tot 574 weglatingen voor 1000 eindarresten (cijfers van 2010). Bovendien is de verhouding ook niet constant binnen eenzelfde hof en het aantal weglatingen neemt in alle hoven jaar na haar af (door in staat stellen 747).

21/74

2.1.2. De indeling in proporties voor magistraten De grondslag van de indeling in proporties werd gelegd tijdens de interviews. In bepaalde gevallen was de geïnterviewde enkel betrokken bij een gedeelte van een product (bijv. enkel de kortgedingen of voorlopige maatregelen bij III-01). In andere gevallen meldde de geïnterviewde dat de behandeltijd sterk afhing van een of meerdere factoren. Het meest genoemd werden daarbij het aantal rechtsvorderingen, de betrokkenheid van deskundigen, het aantal partijen en de aanwezigheid van een internationale dimensie (waar buitenlandse wetgeving of reglementering van toepassing is). In de pre-delphi fase werd nagegaan of deze factoren konden gekoppeld worden aan in het informatiesysteem aanwezige elementen. Bij de directe belastingen (III-21) is een internationale dimensie bijv. frequenter aanwezig bij vennootschappen (die een eigen aard van zaak code hebben in het systeem). In de meeste gevallen was dergelijke koppeling mogelijk. Toch blijven er een aantal proporties waar vandaag geen volumes voor te vinden zijn in het informatiesysteem: de internationale dimensie bij overeenkomsten, het aandeel van douane en accijnzen binnen de indirecte belastingen,… Bij dergelijke producten is een procentuele verdeling in proporties louter gebaseerd op de indrukken van de betrokkenen. Wanneer bij het hanteren van het model de gebruiker totaal geen idee heeft hoe de verdeling van een product in proporties er voor een bepaald hof uitziet, dan zal het model gebruik maken van default-waarden. Tabel 2 hieronder geeft per product de onderscheiden proporties weer, evenals het percentage van het volume van een product dat onder elke proportie wordt ondergebracht als in het model geen andere waarde wordt ingebracht. Deze default-waarden zijn grotendeels afgeleid van de werkelijke volumes voor de vijf hoven samen (anno 2010).

prod. nr.

benaming van producten

III

01

Echtscheidingsprocedure

III

02

Erfenissen, schenkingen en testamenten

III

03

Staat van personen

III

04 Familiaal vermogensrecht

proporties

PERSONEN EN FAMILIE a - voorlopige maatregelen b - vereffening - verdeling - uitkering na echtsch. c - andere dan supra a - vereffening - verdeling b - andere dan supra a - afstamming b - nationaliteit + nietigverklaring huwelijk c - andere dan supra

22/74

defaultwaarden (op 100% volume binnen 1 product)

59 22 19 54 46 13 63 24

GOEDEREN EN BOUWZAKEN III

05

III

06

III III III

Goederen

a - aansprakelijkheid aannemers + architecten b - andere dan supra VERZEKERINGEN EN AANSPRAKELIJKHEDEN 07 Verzekeringsrecht Extracontractuele aansprake08 lijkheid a - brand 09 Louter schade b - lichamelijke schade & overlijden (zonder brand) c - andere dan supra CONTRACTUEEL- EN HANDELSRECHT Bouwzaken

Handelspraktijken en economische mededinging

III

10

III

11 Vennootschapsrecht en VZW's

III

12

Banken, krediet en financiële instellingen

III

13

Overeenkomsten (zonder bouwzaken en huwelijk) & aansprakelijkheid

III

14

Faillissement en gerechtelijk akkoord

III

15 Transport, lucht- en zeerecht

III

16

III

17

III

18

III

19

III

20

III

21

III

22

6 94

12 23 65

a - mededingingszaken

7

b - andere dan supra

93

a - internationale dimensie b - medische aansprakelijkheid c - andere overeenkomsten & aansprakelijkheid d - facturen (stricto sensu)

30 2 63 5

a - zeerecht b - andere dan supra

47 53

Intellectuele rechten en beschrijvende beslagen ADMINISTRATIEF RECHT EN BURGERLIJK RECHT Natuurrampen a - statuut ambtenaren Aansprakelijkheid van de staat b - ocmw-zaken en de openbare overheden c - andere dan supra Openbare aanbesteding Milieu- en stedenrecht, en onteigeningen (excl. staking van werken) FISCAAL a - vennootschapsbelasting Directe belastingen b - personenbelasting (incl. non resid.) c - andere dan supra a - douane & accijnzen Indirecte belastingen b - BTW c - andere dan supra

23/74

69 11 20

29 50 21 28 43 29

III

23

III

24

III III

25 26

III III

50 51

III

99

Rechtsbijstand

SPECIALE PROCEDURES a - beroep b - andere

Beslag (behalve beschrijvende a - uitvoerende beslagen beslagen en voorlopige uitb - andere beslagen voering) Tucht Wraking SPECIFIEKE BRUSSELSE BEVOEGDHEDEN Benelux Andere dan Benelux REST a - exequatur b - kortgedingen of daarmee gelijkgestelden (staAndere king van werken) c - andere dan supra

Tabel 3: indeling van producten in proporties voor magistraten (met default-waarden)

Default-waarden zijn een noodoplossing. Het wordt aangeraden met de reële waarden van een hof te werken, omdat de interne verhoudingen binnen een product sterk van hof tot hof kunnen verschillen (wat trouwens ook de hoofdreden is om een onderscheid in proporties te maken). Zo is de verdeling in proporties van product III-01 voor het hof van beroep in Gent 53% a, 25% b en 22% c; terwijl dit voor het hof van beroep van Bergen 71% a, 15% b en 14% c is. In beide gevallen wijkt dit dus beduidend af van de default-waarden voor dit product in bovenstaande tabel: 59% voor a, 22% voor b en 19% voor c.

2.1.3. De indeling in proporties voor zittingsgriffiers De meeste zittingsgriffiers zijn het erover eens dat het aantal partijen een belangrijke impact heeft op de benodigde behandeltijd. Daarnaast worden ook de betrokkenheid van deskundigen en de lengte van de arresten vaak als factor genoemd. Uit de CMRO-analyse van 1069 eindarresten van het hof van beroep van Antwerpen (uit 2010) blijkt dat de lengte van de arresten (uitgedrukt in aantal regels) correleert met het aantal partijen. Vandaar dat bij de indeling in proporties wel is rekening gehouden met het aantal partijen (tot vier of meer dan vier), maar niet met de (niet uit het systeem te halen) lengte van arresten. Met de aanwezigheid van deskundigen is wel rekening gehouden. Er werd in de systeemgegevens van 2010 nagegaan voor welke aarden van zaak er een vergrote kans is op een tussenkomst van deskundigen (te merken aan meer tussenarresten i.v.m. experten). Aan dergelijke aarden van zaak werden dan specifieke proporties toegewezen: bijv. aansprakelijkheid aannemers & architecten, lichamelijke schade, medische aansprakelijkheid.

24/74

5 95 40 60

2 75 23

Net als bij de magistraten bestaan er ook hier proporties waarvoor vandaag geen volumes zijn te vinden in de databanken. Dit is bijv. het geval voor brand (vandaag ondergebracht bij “verzekeringen”). In dergelijke gevallen is de voorgestelde procentuele verdeling in proporties louter gebaseerd op de indrukken van de betrokkenen. Wanneer bij het hanteren van het model de gebruiker totaal geen idee heeft hoe de verdeling van een product in proporties er voor een bepaald hof uitziet, dan zal het model gebruik maken van default-waarden. Tabel 4 hieronder geeft per product de onderscheiden proporties weer, evenals het percentage van het volume van een product dat onder elke proportie wordt ondergebracht als in het model geen andere waarde wordt ingebracht. Deze default-waarden zijn grotendeels afgeleid van de werkelijke volumes voor de vijf hoven samen (anno 2010).

prod. nr.

III

III

01

02

benaming van producten

Echtscheidingsprocedure

Erfenissen, schenkingen en testamenten

III

03

Staat van personen

III

04

Familiaal vermogensrecht

III

05

Goederen

proporties PERSONEN EN FAMILIE a - vereffening - verdeling - uitkering na echtsch.

22

b - rest

78

a - vereffening - verdeling ; > 4 partijen

16

b - vereffening - verdeling; max 4 partijen

38

c - andere dan supra; > 4 partijen

13

d - andere dan supra; max 4 partijen

33

a - afstamming

13

b - rest

87

GOEDEREN EN BOUWZAKEN a - > 4 partijen

17

b - max 4 partijen

83

a - aansprakelijkheid aannemers+architecten; > 4 partijen

III

06

Bouwzaken

default-waarden (op 100% volume binnen 1 product)

1

b - aansprakelijkheid aannemers+architecten; max 4 partijen

5

c - andere dan supra; > 4 partijen

9

d - andere dan supra; max 4 partijen

85

VERZEKERINGEN EN AANSPRAKELIJKHEDEN III

07

III

08

Verzekeringsrecht Extracontractuele aansprakelijk- a - > 4 partijen heid b - max 4 partijen

25/74

18 82

III

III

III III

III

III

III

III

09

10

11 12

13

14

15

16

Louter schade

a - lichamelijke schade en/of overlijden en/of brand; > 4 partijen

1

b - lichamelijke schade en/of overlijden en/of brand; max 4 partijen

39

c - andere dan supra; > 4 partijen

8

d - andere dan supra; max 4 partijen

52

CONTRACTUEEL- EN HANDELSRECHT a - > 4 partijen Handelspraktijken en economische mededinging b - max 4 partijen Vennootschapsrecht en VZW's Banken, krediet en financiële instellingen

Transport, lucht- en zeerecht

Intellectuele rechten en beschrijvende beslagen

96

a- > 4 partijen

16

b - max 4 partijen

84

a - > 4 partijen

8

b - max 4 partijen

92

a - medische aansprakelijkheid; > 4 partijen Overeenkomsten (zonder bouw- b - medische aansprakelijkheid; max 4 partijen zaken en huwelijk) & aansprakec - andere; > 4 partijen lijkheid d - andere; max partijen Faillissement en gerechtelijk akkoord

4

0 2 4 94

a - > 4 partijen

11

b - max 4 partijen

89

a - zeerecht; > 4 partijen

6

b - zeerecht; max. 4 partijen

41

c - andere; > 4 partijen

16

d - andere; max partijen

37

a - > 4 partijen

10

b - max 4 partijen

90

ADMINISTRATIEF RECHT EN BURGERLIJK RECHT III

III

17

18

Natuurrampen Aansprakelijkheid van de staat en de openbare overheden

III

19

Openbare aanbesteding Milieu- en stedenrecht, en onteigeningen (excl. staking van werken)

III

20

III

21

Directe belastingen

III

22

Indirecte belastingen

a - statuut ambtenaren; > 4 partijen

7

b - statuut ambtenaren; max 4 partijen

62

c - andere dan supra; > 4 partijen

3

d - andere dan supra; max 4 partijen

28

a - > 4 partijen

22

b - max 4 partijen

78

FISCAAL

SPECIALE PROCEDURES III

23

III

24

Rechtsbijstand Beslag (behalve beschrijvende beslagen en voorlopige uitvoering)

26/74

III

25

Tucht

III

26

Wraking SPECIFIEKE BRUSSELSE BEVOEGDHEDEN

III

50

Benelux

III

51

Andere dan Benelux

III

99

Andere

REST a - > 4 partijen

10

b - max 4 partijen

90

Tabel 4: indeling van producten in proporties voor zittingsgriffiers (met default-waarden)

2.1.4. De indeling in proporties voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie Sommige griffiehandelingen komen alleen voor bij bepaalde producten, echter niet voor het gehele volume van die producten. Het gaat om:  Bekendmaken in het Belgisch Staatsblad;  Meedelen van wijzigingen aan de ambtenaar van de burgerlijke stand;  Handelingen inherent aan mededeelbare zaken. Voor producten waar een of meer van deze elementen meespelen werden proporties weerhouden, zoals weergegeven in volgende tabel. De cijfers in de laatste kolom geven daarbij de default-verdeling, ingeval in het model geen werkelijke volumes of procenten zijn ingegeven.

prod. nr.

benaming van producten

Proporties (tussen haakjes staan de betreffende aard-van-zaak codes in het informatiesysteem)

defaultwaarden (op 100% volume binnen 1 product)

PERSONEN EN FAMILIE III 01

III 03

Echtscheidingsprocedure

Staat van personen

a - zaken met een aspect “Burgerlijke staat” A2b)

15

b - zaken die mededeelbaar zijn (A2a)

60

c - andere zaken dan supra

25

a – zaken met een aspect “Burgerlijke staat” (A1b-c-d)

18

b - andere zaken dan supra

82

CONTRACTUEEL- EN HANDELSRECHT Faillissement en gerechtelijk a – zaken met publicatie in het Belgisch staatsblad (A18a-g-f) akkoord b - andere zaken dan supra Tabel 5: indeling van producten in proporties voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie (met default-waarden) III 14

Voor de griffie geldt ook de regel dat hoe meer partijen in een zaak betrokken zijn, hoe meer werk dit meebrengt. Uit merendeel van de interviews ligt de drempel van merkelijk meer

27/74

50 50

werk wel eerder rond de 10 partijen, wat dus merkelijk hoger is dan bij de zittingsgriffiers. Gezien de lage frequentie van zaken met meer dan tien partijen, is besloten dit niet onder de vorm van aparte proporties te weerhouden, maar bij de bepaling van de behandeltijden tijden voorop te stellen die rekening houden met het feit dat af en toe ook grote zaken kunnen voorkomen. Bij de griffie werden ook een aantal proporties weerhouden die betrekking hebben op het geheel van de producten:  het percentage binnenkomende dossiers waar vertalingen nodig zijn die bijkomend administratief werk met zich meebrengen (i.v.m. provisies);  het percentage binnenkomende dossiers dat niet direct op de juiste kamer terecht komen;  de proportie binnenkomende dossiers waar er sprake is van uitstel of voortzetting. Voor de gemakkelijkheid werden de verhoudingen en bijhorende tijden in het werklastmetingsmodel niet langer weergegeven per 100 binnenkomende zaken maar per 100 eindarresten (d.i. de gebruikelijke volume-eenheid voor magistraten en zittingsgriffiers). Deze percentages zijn erg verschillend van hof tot hof. Wanneer in het model geen werkelijke volumes of procenten zijn ingegeven, wordt gerekend met volgende default-waarden:  % vertalingen: 15% (in Brussel bedraagt dit beduidend meer)  % verkeerde kamer: 0% (in 4 van de 5 hoven is dit verwaarloosbaar klein)  % uitstel-voortzetting: 80%.

2.2. WEERHOUDEN ACTIVITEITENBLOKKEN 2.2.1. Voor magistraten De activiteiten die resulteren in afgewerkte producten, werden voor de magistraten opgedeeld in een aantal blokken. Deze indeling stond al grotendeels vast tijdens de interviews, zodat dit de geïnterviewde kon helpen bij het inschatten van zijn behandeltijden. In de pre-delphi fase werd de opdeling gefinaliseerd in zes blokken: 1. Voorzitterstaken: het betreft het verdelen van de zaken over de leden van collegiale kamers, het behandelen en opvolgen van incidenten (bijv. i.v.m. deskundigen of gerechtelijke in staatstellingen) en de daarbij horende briefwisseling. 2. De voorbereiding: het gaat om alle aan een zaak gerelateerde handelingen die uitgevoerd worden ter voorbereiding van de behandeling op zitting.

28/74

3. De zitting: indien een zaak meerdere keren op zitting komt alvorens uit te monden in een product (eindarrest of daarmee gelijkgesteld arrest – zie 2.1.1), wordt hier het geheel van de aan de zaak bestede zittingsactiviteiten bedoeld. 4. Het beraad: elk beraad (eerste, tweede) onder eender welke vorm (vergadering, telefonisch mail) hoort thuis in dit activiteitenblok. 5. Het project: het betreft het geheel van activiteiten die de persoon die het project van een eindarrest (of een daarmee gelijkgesteld arrest) verricht na de zitting en het beraad en voor de ondertekening van het eindarrest of daarmee gelijkgesteld arrest. Desgevallend behoren ook de redactie van ontwerpen van tussenarresten tot dit activiteitenblok. 6. Het “nalezen”: dit blok betreft niet enkel het lezen van de projecten van collega’s (uit dezelfde collegiale kamer) maar ook het voorstellen en herlezen van correcties en wijzigingen, hetgeen zelfs het opstellen van een tegenproject kan inhouden. Voor elk activiteitenblok en voor elk weerhouden scenario (cf. infra) werd per product en desgevallend per proportie een behandeltijd voor één volume-eenheid vooropgesteld. In geval het producten van collegiale kamers betreft kan voor sommige activiteitenblokken deze eenheidstijd een cumulatie zijn van de benodigde behandeltijd van meerdere magistraten (twee voor beraad, drie voor nalezen). Voor producten van een kamer met één magistraat zijn een aantal activiteitenblokken zoals het beraad natuurlijk niet relevant. In de praktijk is de grens tussen elk van deze blokken niet altijd even duidelijk te trekken: bij de voorbereiding kan al een deel van het project worden geschreven, “nalezen” kan bij nieuwe magistraten in de kamer veel lijken op coaching,… Bij het bepalen van de behandeltijden per blok is hiermee rekening gehouden. Omdat product III-23 (rechtsbijstand) een van de andere producten afwijkend verloop kent, werd hiervoor geen indeling in activiteitenblokken weerhouden en de volledige behandeltijd ondergebracht in een virtueel blok 7.

2.2.2. Voor zittingsgriffiers Anders dan bij de magistraten, is de indeling in blokken van de activiteiten van de zittingsgriffiers nog gewijzigd na (en onder invloed van) de interviews. Zo werden activiteiten die eigenlijk behoren of behoorden tot het bodewerk samengenomen in een apart blok, onafgezien of ze zich voor of na de zitting afspelen. Ook de griffier-eigen activiteiten voor of na de zitting werden, samen met de voorbereiding van het dossier opgenomen in een blok. Voor de bespreking in de delphi-fasen en voor de constructie van het model werden aldus vier blokken onderscheiden: 1. Zittingsgriffierwerk buiten de zitting en met uitzondering van de afwerking van arresten: dit is dus een veel omvattend blok waarin alle activiteiten thuishoren die niet in een ander blok passen: in staat stellen van een zaak (747), opvolgen van een zaak

29/74

(747, deskundigen, briefwisseling) en afhandelen van een zitting voor zover het geen materieel (bode-) werk betreft. 2. Bodewerk: het betreft de materiële voorbereiding en afhandeling van de zitting: klaarleggen van de dossiers, dossiers vanuit raadkamer naar griffie transporteren, openen en sluiten van de zittingszaal,… 3. De zitting: indien een zaak meerdere keren op zitting komt alvorens uit te monden in een product (eindarrest of daarmee gelijkgesteld arrest – zie 2.1.1), wordt hier het geheel van de aan de zaak bestede zittingsactiviteiten bedoeld. 4. Het afwerken van de arresten: het omzetten van het project van de magistraat in arrestvorm. Het gaat daarbij zowel om activiteiten van vormgeving als om het eventueel vervolledigen van bepaalde passages (namen van partijen en advocaten, artikelnummers, bedragen,…) en het nalezen (spelling, artikelnummers, nakijken bedragen,…). Omdat product III-23 (rechtsbijstand) een van de andere producten afwijkend verloop kent, werd hiervoor geen indeling in activiteitenblokken weerhouden en de volledige behandeltijd ondergebracht in een virtueel blok 7 (nummer identiek aan het activiteitenblok voor de magistraten).

2.2.3. Voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie Met uitzondering van bijzondere procedures (rechtsbijstand, wraking en tucht), zijn de activiteiten die op de griffie gebeuren in principe identiek voor elk product. Vanzelfsprekend zullen sommige activiteiten maar in bepaalde gevallen moeten gebeuren en zijn er een aantal handelingen die in diverse stadia van het verloop kunnen voorkomen met een moeilijk te voorspellen frequentie. Bovendien blijken niet alle activiteiten op elke griffie (op eenzelfde manier) te gebeuren. Vandaar dat er, alvorens over te gaan tot interviews en observaties, voor werd geopteerd om de activiteiten op de griffie redelijk gedetailleerd weer te geven in stroomdiagrammen. Deze flowcharts geven het verloop van een dossier weer, met inbegrip van de activiteiten van magistraten en zittingsgriffiers buiten de griffie. Een fragment uit een stroomdiagram is in de figuur hieronder opgenomen:

30/74

Initieel werden stroomdiagrammen opgesteld voor beide pilootsites. In het kader van een ander project12 werden ook voor de burgerlijke griffie van het hof van beroep van Gent stroomdiagrammen opgesteld (die in een latere fase van dat project nog meer in detail werden uitgetekend). Elk weerhouden activiteitenblok kreeg daarbij een uniek tweedelig nummer (bijv. 5.04), waarbij het eerste deel een verwijzing is naar een activiteitenstap (bijv. stap 5) en het tweede deel (bijv. 04) dient om het blok te onderscheiden van andere blokken binnen dezelfde stap. Een activiteitenstap is een geheel van activiteitenblokken. Volgende stappen werden onderscheiden:        

Stap 1: neerlegging van de beroepsakte Stap 2: inleiding van de zaak Stap 3: in staatstelling Stap 3bis: ambtshalve weglating van de rol Stap 4: handelingen voor de zitting ten gronde Stap 5: behandeling op de zitting ten gronde Stap 6: uitspraak en uitvoering Stap 6bis: heropening der debatten.

Voor de behandeling van cassatieverzoeken en –arresten (te beschouwen als één stap) werd een apart stroomdiagram opgesteld met een 20-tal activiteitenblokken (C.01, C.02,…). Om-

12

Zie http://www.cmro-cmoj.be/nl/realisaties/organisatie/hof_van_beroep_gent

31/74

dat het hier producten betreft waar magistraten en zittingsgriffiers geen aandeel in hebben, zijn deze (net als voor het correctionele luik) opgenomen in module L. De stroomdiagrammen beschrijven de realiteit op een griffie en kunnen bijgevolg verschillen van hof tot hof. De nummering van de activiteitenblokken is wel onafhankelijk van het hof. Dit heeft tot gevolg dat een bepaald blok mogelijk niet in elk hof voorkomt, of dat de volgorde waarin de blokken voorkomen niet op elke griffie dezelfde is. Tenslotte wordt eenzelfde activiteitenblok niet op elk hof door eenzelfde personeelscategorie uitgevoerd: wat in hof A door een medewerker wordt gedaan, kan in hof B door een griffier op de griffie en op hof C door een zittingsgriffier worden gedaan. Welke functies betrokken zijn bij een bepaald activiteitenblok in een bepaald hof, wordt op de stroomdiagrammen aangeduid met de kleur en de aard van de kaderlijn:

Omdat in de pre-delphi- en delphi-stadia vaak tot een groepering van meerdere activiteitenblokken kon worden overgegaan (met een behandeltijd die een dergelijk geheel dekt), worden hier niet alle activiteitenblokken opgesomd. Als er voor een blok een aparte tijd is voorzien, wordt dit wel weergegeven in punt 2.4.3. Daarnaast zijn er een aantal aspecten die moeilijker op een stroomdiagram zijn weer te geven, omdat ze, op de achtergrond van het productieproces, op heel diverse momenten in dat proces kunnen gebeuren: beantwoorden van telefoons, behandeling van vragen aan de onthaalbalie, plaats maken in de archiefkasten, gevolg geven aan vragen naar expedities of kopies van bijv. arresten, … Een aantal van deze aspecten worden behandeld in het derde rapport omdat ze in het werklastmetingsmodel zijn ondergebracht in module L (waar ook gelijkaardige correctionele aspecten zijn voorzien): boekhoudkundige operaties op het eind van de dag of de maand, activiteiten i.v.m. het inbinden van arresten, specifieke activiteiten rond de eedaflegging van advocaten (diploma’s) en archiefoperaties. De aspecten hieronder zijn daarentegen wel in de operationele modules van het model ondergebracht:    

Onthaal, zowel aan de telefoon als aan de balie; Afleveren van grossen en kopies op vraag; Het periodiek of continu controleren van de inhoud (volledigheid) van de dossiers; Opmaken van fiches en kostenstaten in het kader van rechtsbijstand (gerelateerd aan product III-23);

32/74

 Specifieke archiveringsoperaties voor de dossiers van de producten III-17 (rampen), III-23 rechtsbijstand), III-50 & III-51 (Brusselse bevoegdheden), en III-99 (voor de magistratenproportie c “andere”);  Postverwerking (sorteren en ingeven in systeem van binnenkomende post, in enveloppen steken van uitgaande post,…) en transport. Deze activiteiten zijn opgenomen in een “virtuele” activiteitenstap.

2.3. WEERHOUDEN SCENARIO’S 2.3.1. Scenario’s met implicaties voor de magistratentijd 2.3.1.1. IN OVERWEGING GENOMEN VARIANTEN Voor eenzelfde product en proportie werden andere behandeltijden vooropgesteld al naargelang er verschillen zijn in volgende manieren van werken of omgevingsvariabelen:  De manier van voorbereiden;  De manier van “nalezen”;  De mate waarin de door de partijen neergelegde besluiten gestructureerd zijn. Een aantal andere elementen werden tijdens de interviews of delphi-besprekingen ter sprake gebracht, maar werden, na onderzoek of bij gebrek aan onderzoek, op dit moment niet in scenario’s verwerkt:  De manier waarop de zittingen worden gevoerd;  De omvang van het hof en de daarmee gepaard gaande (on)mogelijkheid van specialisatie en van interne vervangingen. Dat een bepaald scenario is weerhouden, hoeft niet te betekenen dat de CMRO dit een aan te bevelen manier van werken vindt, maar kan gewoon zijn ingegeven door het feit dat een dergelijke praktijk in de realiteit voorkomt.

2.3.1.2. COLLEGIALE KAMERS OF ALLEEN ZETELEND De mate waarin zaken voor kamers met drie of kamers met één magistraat worden gebracht, verschillen sterk van hof tot hof.

33/74

Deze variabele werd in het model niet als een “scenario” ingebracht; er werd daarentegen voor geopteerd om voor elk product (en desgevallend de proporties waarin het is opgedeeld) een onderscheid te maken tussen het volume dat voor een alleen zetelende kamer en het volume dat voor een collegiale kamer wordt gebracht. De vooropgestelde behandeltijden zullen verschillend zijn voor bepaalde activiteitenblokken doordat bepaalde handelingen in een alleen zetelende kamer niet gebeuren of omdat bepaalde activiteiten in een collegiale kamer door meer dan een magistraat (kunnen) gedaan worden: Activiteitenblok 1. voorzitterstaken 2. voorbereiding

3. zitting: 4. beraad 5. project 6. “nalezen”

Collegiale kamer ook tijd voor verdeling van zaken In bepaalde scenario’s (zie 2.3.1.3) is een tijd voor 3 magistraten voorzien tijd voor drie magistraten

Kamer met één magistraat geen tijd voor verdeling van zaken tijd altijd voor één magistraat

tijd altijd voor één magistraat tijd voor drie magistraten geen tijd voorzien tijd altijd voor één magistraat en onafhankelijk van soort kamer tijd voor twee magistraten geen tijd voorzien

Voor de blokken 2, 3 en 5 is (binnen eenzelfde scenario uiteraard) de benodigde tijd voor één magistraat identiek voor een product dat door een collegiale kamer wordt behandeld en voor eenzelfde product dat door een kamer met één magistraat wordt behandeld. Als voor een bepaald(e proportie van een) product bijv. een zittingstijd van 60 minuten is voorzien, dan geldt dit zowel voor de alleen zetelende kamer (resultaat 60 minuten) als voor de collegiale kamer (resultaat 180 minuten of 3 keer 60 minuten). Ook al is dit misschien nu (nog) niet in alle hoven het geval, wordt er m.a.w. van uitgegaan dat wat door een alleen zetelende magistraat wordt behandeld intrinsiek niet minder zware zaken zijn.

2.3.1.3. VOORBEREIDING Volgende varianten werden onderscheiden:  A - Een “procedurele” voorbereiding door alle betrokken magistraten: summier nakijken van de regelmatigheid van de procedure, nazien of men in een zaak kan zetelen, kennis nemen over wat de zaak gaat (verzoekschrift of vonnis bekijken).  B - Een grondige schriftelijke voorbereiding door één magistraat: deze werkwijze kan zowel bij behandeling voor een alleen zetelende magistraat als voor een collegiale kamer voorkomen. In collegiale kamers is bij deze werkwijze nog voor de zitting bepaald wie ter zitting verslag zal uitbrengen en in een later stadium het project van arrest zal opstellen.

34/74

 C – een grondige voorbereiding door drie magistraten: deze manier van handelen kan alleen maar bij collegiale kamers voorkomen. De voorbereiding gaat verder dan het louter procedureel voorbereiden en moet het beraad vergemakkelijken. Naast het onderzoek van procedure-incidenten veronderstelt dit ook het kennisnemen van de vorderingen. Dit onderscheid beïnvloedt de behandeltijd voor de activiteitenblokken 2, 4 en 5 voor alle producten behalve rechtsbijstand. Voor activiteitenblok 2 (voorbereiding) is dit vanzelfsprekend; er is echter ook van uitgegaan dat een grondige schriftelijke voorbereiding in een later stadium het opmaken van het project vergemakkelijkt (minder tijd voor blok 5) en dat wanneer alle magistraten van een collegiale kamer een zaak ten gronde voorbereiden dit het beraad ten goede komt (blok 4). 2.3.1.4 “NALEZEN” Bij behandeling door een collegiale kamer, blijken er in praktijk twee manieren van aanpak te bestaan:  a – de twee magistraten die het project niet opstelden, nemen het project door op basis van hun eigen nota’s  b – de magistraat die het project van zijn kamercollega als eerste doorneemt, doet dit grondig: nakijken of op alle middelen is geantwoord, verifiëren van data en bedragen. Hij doet dit met het dossier bij de hand. Of men met variant a of met variant b te maken heeft, bepaalt de behandeltijd voor activiteitenblok 6 (met meer tijd voor variant b).

2.3.1.5. STRUCTURERING VAN CONCLUSIES (BALIECULTUUR) De tijdens de interviews door de betrokkenen vooropgestelde behandeltijden voor het opstellen van het project, ligt in de Nederlandstalige pilootsite doorgaans lager dan in de Franstalige pilootsite. Er werd nagegaan of dit samenging met de lengte van het arrest, maar dit bleek niet zo te zijn: de arresten waren langer in de Nederlandstalige pilootsite13. Een mogelijke verklaring die tijdens de delphi-besprekingen werd geopperd, was een verschil in baliecultuur tussen de beide landsgedeelten.

13

De Commissie analyseerde daartoe 514 eindarresten uit Luik en 1069 eindarresten uit Antwerpen, die afkomstig waren uit diverse kamers en een brede waaier van producten betroffen. De arresten werden door de hoven op elektronische drager ter beschikking gesteld en voor de analyse omgezet in eenzelfde layout met een zelfde lettertype.

35/74

Na een verkennend onderzoek op het hof van Beroep te Brussel, analyseerde de CMRO 775 conclusies uit 347 dossiers van de hoven van Antwerpen, Bergen, Gent en Luik. Het volledige onderzoeksopzet en de gedetailleerde resultaten zijn te vinden in bijlage 1. Daar waar de Nederlandstalige conclusies gemiddeld iets langer blijken te zijn dan de Franstalige conclusies, duiden alle onderzochte indicatoren (vermelding van rechtsleer en rechtspraak, verwijzing naar genummerde stukken, scheiding tussen feiten en middelen, structurering van de middelen,…) op meer structurering langs Nederlandstalige kant. Een gedeelte van de verschillen in door de pilootsites vermelde behandeltijden kan dus door deze omgevingsfactor worden verklaard. Toch zijn er ook indicaties dat deze factor niet de enige verklaring kan zijn:  Structurering speelt niet bij elk product in dezelfde mate mee: naarmate men meer met feitelijkheden en minder met juridische argumentaties te maken heeft, wanneer een dossier maar een paar stukken bevat of er maar één juridisch middel wordt aangehaald, wordt de structurering minder of niet meer relevant.  In gespecialiseerde materies, waarin geconcludeerd wordt door grotere (de arrondissementele grenzen overschrijdende) en gespecialiseerde advocatenkantoren, is de kans in beide taalgebieden groot dat men met gestructureerde conclusies te maken heeft.  Tijdsverschillen tussen de pilootsites zijn er soms ook voor producten waar structurering geen beduidende rol speelt: mogelijk is hier eerder de persoonlijke stijl van de magistraat de verklarende factor. Daarom is besloten om, voor het merendeel van de producten of proporties, in beperkte mate met deze factor rekening te houden. Er wordt voor de projecttijd een verschil van 10% gemaakt tussen Nederlandstalige en Franstalige kant voor het respectievelijk meer en minder frequent voorkomen van gestructureerde conclusies. Het betreft alle producten en proporties behalve III-01a, III-08, III-10a, III-13d, III-15a, III-19, III-21a; III-22a; III-22b, III-23, III25; III-26, III-50 en III-51.

2.3.1.6. ZITTINGORGANISATIE Het Hof van Beroep van Gent organiseert zijn zittingen op een manier die danig verschilt van de praktijk op andere hoven. Er worden per kamer minder zittingen georganiseerd (2 per week i.p.v. 3 elders) en (wat ook uit een oppervlakkige analyse van de observaties van de zittingen – zie 1.4.3.3. - blijkt) de zittingstijd (pleittijd) wordt relatief kort gehouden. Vandaar dat overwogen werd om voor dergelijke aanpak een apart scenario te voorzien, met een geringere behandeltijd voor het op de zitting betrekking hebbende activiteitenblok 3. Na een diepere analyse werd hier echter van afgezien. Voor zaken die op één enkele zitting worden gepleit is de zittingsduur in Gent weliswaar korter (ca. 20 minuten) dan op andere hoven (Antwerpen en Luik rond de 30 minuten, Brussel rond de 50 minuten); er blijken ech-

36/74

ter ook minder zaken te zijn die op één zitting worden afgehandeld: 52% in Gent tegenover 76% en 78% voor resp. Antwerpen en Luik en 61% voor Brussel. Dat er relatief meer zaken terug op zitting komen, blijkt ook uit het gemiddelde aantal pleitzaken op zitting (5,74 te Gent, in Antwerpen en Luik ligt dit rond de 3,8 en in Brussel is dit nog geen 3), terwijl de duur van de geobserveerde zittingen in Gent niet langer is dan in Antwerpen of Brussel (en nauwelijks langer dan in Luik). Als men kijkt naar de aan de zaken bestede zittingstijd (dus na aftrek van de duur van onderbrekingen), dan ligt deze tijd in Gent hoger (1u51min) dan in Antwerpen (1u35) of Luik (1u24), hetgeen in de buurt komt van de Brusselse zittingstijd per zitting (iets meer dan 2 uur). Ook al is het aantal observaties (74 zittingen gespreid over vier hoven) misschien te gering om er verregaande conclusies aan te verbinden, een specifiek scenario voorzien om de Gentse situatie weer te geven lijkt op dit ogenblik niet nodig. Anderzijds kan men zich wel vragen stellen bij de Brusselse situatie met weinig pleitzaken per zitting en meer dan 2 uur zittingsbehandeling per zitting. Of hier sprake is van een specifieke Brusselse cultuur, dan wel of dit inherent is aan de complexiteit van zaken (die dan nog onvoldoende in de voorziene proporties tot uiting komt), is vandaag niet te zeggen. Verder onderzoek is hier aangewezen maar niet uitvoerbaar binnen het actuele tijdsbestek.

2.3.1.7. OMVANG VAN HET HOF Bij de formulering van haar voorstellen van behandeltijden voor het correctionele luik, voorzag de CMRO voor bepaalde producten een andere tijd naargelang een hof al dan niet de mogelijkheid had om voor bepaalde materies gespecialiseerde magistraten in te schakelen. Het is waarschijnlijk dat deze factor ook voor het burgerlijke luik in enige mate meespeelt. Een hof als Bergen of de Nederlandstalige sectie van het Brusselse hof, kunnen niet steeds de specialisaties voorzien die op andere hoven mogelijk zijn. Het geringe aantal magistraten en/of de lage frequentie van voorkomen van bepaalde materies laat dit niet toe. Dit kan zelfs betekenen dat in bepaalde noodsituaties “correctionele” magistraten dienen te zetelen in burgerlijke kamers (of vice versa). Anderzijds mag deze factor ook niet overroepen worden. Wanneer er (zoals voor het correctionele luik) van uitgegaan wordt dat men kan specialiseren van zodra men per jaar 20 volume-eenheden van een product heeft, dan blijkt het onderscheid tussen hoven met al of niet specialisatiemogelijkheid zich te beperken tot hoogstens een paar producten (afgaande op de volumegegevens van 2010). Men zou ook kunnen stellen dat de voor het correctionele luik gehanteerde definitie van “specialisatie” niet zo maar kan worden overgenomen voor het burgerlijke gedeelte. Voor sommige materies maakten de hoven gewag van specialisatie, ook al waren er maar 9 zaken op een jaar. Een andere bepaling zal dus nodig zijn, bijv. het minstens één keer om de twee maand voorkomen van dergelijke zaak.

37/74

Bovendien is specialisatie een mes dat aan twee kanten kan snijden: een gespecialiseerd magistraat ziet soms (juridische) finesses die niet-specialisten niet zien; de behandeling hiervan zal ook tijd vergen (bijv. door heropening debatten). Voor het correctionele luik kon het effect van de schaal van een hof bepaald worden doordat er zich onder de pilootsites zowel een groot als een klein hof bevond. Met het terugtreden van Bergen als pilootsite, kon met deze factor geen rekening worden gehouden tijdens de interviews of in de pre-delphi fase. Tijdens de delphi-stadia werd aan het hof van Beroep van Bergen gevraagd om kopies van de processen-verbaal van de zittingen die gedurende een bepaalde periode (bijv. een jaar) plaatsvonden over te maken aan de CMRO, evenals de “normale” samenstelling van de kamers in diezelfde periode. Op die manier zou men een beeld krijgen van de problematiek van het zetelen in “vreemde” kamers en het behandelen van zaken die buiten het “normale” gebied van de magistraten vallen. Het hof deelde deze gegevens niet mee (vereist specifiek opzoekingswerk). Voor zover bij de hervorming van het gerechtelijk landschap niet zou verholpen worden aan het euvel van de kleine hoven (door bijv. via de bevoegdheidsregels bepaalde weinig voorkomende materies toe te vertrouwen aan een hof dat er meer ervaring mee heeft), kan de impact van de kleinschaligheid in een later stadium onderzocht worden, wanneer de hoven daartoe hun medewerking verlenen. Binnen het huidige tijdsbestek van het Æquus project bleek dit niet mogelijk. Werken met een bezetting die kleiner is dan het actuele wettelijke kader van het hof van beroep van Bergen, lijkt problematisch.

2.3.1.8. WEERHOUDEN SCENARIO’S Naast de indeling van de productenvolumes naargelang de behandeling voor een alleen zetelend magistraat of voor een collegiale kamer gebeurde, is dus rekening gehouden met drie factoren:  taal & structuur van conclusies (2 varianten N en F)  manier van voorbereiden (3 varianten A, B en C)  manier van “nalezen” (2 varianten a en b).

38/74

Combinatie van deze variabelen en varianten geeft dus twaalf mogelijke scenario’s. In de praktijk komt niet elke combinatie voor. In het model werden volgende combinaties weerhouden, omdat ze op de hoven voorkomen en/of het meest logisch lijken: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

NBa (Antwerpen, Gent) NAb (Brussel Nl) FAb (Luik, Brussel Fr) FCb (bepaalde kamers in Luik) FBb (Bergen) NBb (logisch in een filosofie van collegiale kamers)

Indien in het model door de gebruiker geen scenario is aangeduid, dan is in het model uitgegaan van scenario 6 (voor alleen zetelend kan ditzelfde scenario ook weerhouden worden vermits de tijd voor “nalezen” in dit geval nihil zal zijn). Indien de verdeling over collegiale en alleen zetelende kamers niet is gekend, dan is in het model “per default” uitgegaan van de verdeling die in de laatste twee kolommen van volgende tabel is weergegeven. Deze default-waarden zijn gebaseerd op de voor 2010 in de vijf

39/74

hoven vastgestelde realiteit, maar met vereenvoudigende afrondingen (naar beneden voor collegiaal en naar boven voor alleen zetelend). prod. nr.

default% collegiaal

default% alleenzetelend

55

45

55

45

80

20

55

45

55

45

a - afstamming

95

05

b - nationaliteit + nietigverklaring huwelijk

95

05

c - andere dan supra

95

05

50

50

60

40

a - aansprakelijkheid aannemers + architecten

75

25

b - andere dan supra

60

40

60

40

60

40

a - brand

100

0

b - lichamelijke schade & overlijden (zonder brand)

65

35

c - andere dan supra

65

35

a - mededingingszaken

100

0

b - andere dan supra

65

35

65

35

65

35

60

40

70

30

60

40

60

40

65

35

80

20

80

20

benaming van producten

proporties PERSONEN EN FAMILIE

III

III

III

III

01

02

03

04

Echtscheidingsprocedure

a - voorlopige maatregelen b - vereffening - verdeling - uitkering na echtscheiding c - andere dan supra

Erfenissen, schenkingen en a - vereffening - verdeling testamenten b - andere dan supra Staat van personen

Familiaal vermogensrecht GOEDEREN EN BOUWZAKEN

III

05

Goederen

III

06

Bouwzaken

VERZEKERINGEN EN AANSPRAKELIJKHEDEN III III

III

07

Verzekeringsrecht Extracontractuele aanspra08 kelijkheid 09

Louter schade

CONTRACTUEEL- EN HANDELSRECHT III III III

III

III III

10

Handelspraktijken en economische mededinging

Vennootschapsrecht en VZW's Banken, krediet en financi12 ele instellingen 11

a - internationale dimensie Overeenkomsten (zonder b - medische aansprakelijkheid 13 bouwzaken en huwelijk) & c - andere overeenkomsten & aansprakelijkheid aansprakelijkheid d - facturen (stricto sensu) Faillissement en gerechte14 lijk akkoord Transport, lucht- en zee- a - zeerecht 15 recht b - andere dan supra

40/74

Intellectuele rechten en beschrijvende beslagen ADMINISTRATIEF RECHT EN BURGERLIJK RECHT

III

16

III

17

Natuurrampen

18

Aansprakelijkheid van de staat en de openbare overheden

III III III

80

20

0

100

a - statuut ambtenaren

80

20

b - OCMW-zaken

60

40

c - andere dan supra

70

30

85

15

85

15

a - vennootschapsbelasting

75

25

b - personenbelasting (incl. non resid.)

75

25

c - andere dan supra

85

15

a - douane & accijnzen

65

35

b - BTW

70

30

c - andere dan supra

65

35

a - beroep

0

100

b - andere

0

100

50

50

50

50

19

Openbare aanbesteding Milieu- en stedenrecht, en 20 onteigeningen (excl. staking van werken) FISCAAL

III

III

21

22

Directe belastingen

Indirecte belastingen

SPECIALE PROCEDURES III

23

III

24

Rechtsbijstand

Beslag (behalve beschrij- a - uitvoerende beslagen vende beslagen en voorlob - andere beslagen pige uitvoering)

III

25

Tucht

100

0

III

26

Wraking

100

0

SPECIFIEKE BRUSSELSE BEVOEGDHEDEN III

50

Benelux

100

0

III

51

Andere dan Benelux

100

0

a - exequatur

75

25

b - kortgedingen of daarmee gelijkgestelden (staking van werken)

75

25

c - andere dan supra

55

45

REST

III

99

Andere

Tabel 6: default-waarden voor de verdeling over collegiale en alleen zetelende kamers

2.3.2. Scenario’s met implicaties voor de tijden van zittingsgriffiers Voor de zittingsgriffiers zijn noch tijdens de interviews, noch tijdens de delphi-besprekingen nadien veel verschillen inzake werkwijze of omgevingsfactoren ter sprake gebracht die een opsplitsing in scenario’s en een bijbehorend onderscheid in behandeltijd noodzakelijk maken.

41/74

Het is een feit dat frequent werken met plaatsvervangende magistraten extra werk meebrengt voor de zittingsgriffier (meer mail- en telefoonverkeer, meer achter de magistraten aan lopen). Er werd echter voor geopteerd om daar enkel rekening mee te houden in module C (niet direct aan producten gebonden ondersteunende activiteiten als management en opleiding). Op termijn is dit immers een verschijnsel dat zou moeten verdwijnen. Er is voor de zittingsgriffiers ook geen onderscheid gemaakt naargelang zij werken voor collegiale kamers of voor alleen zetelende magistraten. In het ene geval kan de werkorganisatie meer tijd vergen, in het andere geval rekent een magistraat bij gebrek aan collega’s misschien meer op de zittingsgriffier voor nalezen etc. De lengte van de arresten van de magistraten kunnen niet als factor worden weerhouden om de verschillen tussen de pilootsites in de behandeltijden bij de zittingsgriffiers te verklaren: de tijd is immers gemiddeld langer in de pilootsite waar de arresten gemiddeld korter zijn. Vanzelfsprekend is de door de zittingstijd benodigde behandeltijd (op zitting, en voor de finalisering van het project) sterk afhankelijk van de manier van werken van de magistraat. Vermits het niet de bedoeling is een individuele werklast te bepalen, kan echter aangenomen worden dat voor het geheel van een hof de diverse benaderingswijzen elkaar compenseren. Tussen de hoven bestaan er ook verschillen in de mate waarin de zittingsgriffiers op het hof zelf of thuis werken. Dit heeft implicaties voor de tijd die besteed wordt aan woon-werkverkeer, die echter nooit in de behandeltijd van de producten wordt opgenomen. Dat men bij werken op de griffie zelf vaker zou gestoord worden (telefoons, baliewerk, medewerkers die met vragen afkomen), is een factor die is meegenomen bij de behandeltijden van de griffiers op de griffie (en niet bij de zittingsgriffiers). Dat de scheiding tussen “griffier op de griffie” en “zittingsgriffier” niet op alle hoven op een zelfde manier wordt gemaakt, heeft geen effect voor de voorgestelde behandeltijden. De tijden gelden immers voor een functie, niet voor een persoon, en het kan dus perfect dat één individu op bepaalde momenten als zittingsgriffier en op andere ogenblikken als griffier op de griffie optreedt. Dit is een element waar moet rekening mee gehouden worden, wanneer de uit het model voortkomende tijden worden vergeleken met het aantal FTE in de realiteit. Uiteindelijk is voor de bepaling van de scenario’s enkel rekening gehouden met varianten in de manier van voorbereiding (deel van activiteitenblok 1) en met het gegeven dat een bode de dossiers van griffie naar zittingszaal transporteert en vice versa en niet de zittingsgriffier zelf (activiteitenblok 2). Voor de voorbereiding is een eerste variant weerhouden voor de klassieke voorbereiding (die door de meeste zittingsgriffiers wordt gedaan), die de griffier voor zijn eigen behoeften doet.

42/74

Een tweede variant daarentegen staat voor een doorgedreven voorbereiding die ook ten behoeve van de magistraten en de griffie wordt gemaakt; de zittingsgriffier kopieert delen uit het dossier voor de magistraten, stelt een fiche op,…. Dat deze varianten zijn weerhouden, heeft enkel te maken met het feit dat dergelijke handelswijzen in de praktijk voorkomen; het duidt niet op een voorkeur van de CMRO voor deze of gene manier van werken. Voor de bodetaken (activiteitenblok 2) staat de eerste variant voor de meest voorkomende situatie waarin het de zittingsgriffier is die deze taken op zich neemt. In de tweede variant (de Brusselse situatie) wordt dit werk gedaan door iemand van de griffie en is hiervoor tijd voorzien in module L. De combinatie van bovenstaande varianten geeft voor de zittingsgriffiers vier verschillende scenario’s op:

Klassieke voorbereiding Doorgedreven voorbereiding

Zittingsgriffier doet bodewerk Scenario 1 Scenario 2

Griffiepersoneel doet bodewerk Scenario 3 Scenario 4

Scenario 1 is als default-scenario weerhouden.

2.3.3. Scenario’s met implicaties voor de tijden van griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie Net zoals dat voor het correctionele luik het geval is14, onderscheiden de burgerlijke griffies zich voor bepaalde activiteiten van elkaar door dit eerder door een griffier dan wel door een assistent of medewerker te laten uitvoeren. Dit onderscheid speelt mee voor de onder 2.2.3 vermelde stappen die een dossier aflegt: 1 (neerlegging beroepsakte), 2 (inleiding zaak), 3bis (ambtshalve weglating), 5 (voor het aspect kennisgeving van uitstel, voortzetting met oproeping) en 6 (uitvoering). Bij de uitvoering (stap 6) zijn de verschillende werkwijzen het grootst: in een hof klaart een griffier alleen deze klus voor een doorsnee-arrest op drie kwartier, in een paar andere hoven heeft men daar een uur voor nodig maar met een verhouding 20% griffier en 80% medewerker) en in nog andere hoven rekent men naast een half uur medewerkerstijd ook nog een half uur tot drie kwartier griffiertijd, waarbij de griffier een groot deel van zijn tijd steekt in het nalezen van de arresten, om na te gaan en desgevallend aan te duiden welke handelingen de medewerker moet uitvoeren. Ter vereenvoudiging zijn deze onderlinge verschillen in 14

Zie het eerste rapport over de werklastmeting van de Commissie (juni 2010)

43/74

het model ook teruggebracht tot twee varianten “accent op griffier” en “accent op assistent/medewerker”. Voor stap 2 kunnen de hoven van elkaar ook verschillen naargelang de zittingsgriffier al (Antwerpen en Brussel) dan niet (Bergen, Gent en Luik) zelf de dossiers komt halen die in de kast liggen. Omgerekend per binnenkomend dossier is er voor de administratieve kracht slechts 0,9 minuten verschil tussen beide werkwijzen. Er is daarom beslist voor dit onderscheid geen apart scenario te voorzien en enkel de tijden te weerhouden die voor de meerderheid van de hoven toepasselijk zijn. Tenslotte is specifiek voor stap 3 (in staat stellen) een Brussels scenario voorzien: omdat men met een systeem van wachtlijsten werkt, dient de griffie immers twee keer een kennisgeving te versturen. Een eerste maal voor de conclusiekalender, een tweede maal voor de zittingsdatum). Onderstaande tabellen geven een overzicht van de weerhouden scenario’s per stap in het productieproces. activiteitenstappen 1 – neerlegging beroepsakte

Scenario 1 Er is een summiere controle van het administratieve werk door een griffier

Scenario 2 Er is een doorgedreven controle van het administratieve werk door een griffier

activiteitenstappen 2 – inleiding zaak 3bis – ambtshalve weglating 5 – zitting ( handelingen wanneer zaak niet in beraad wordt genomen) 6 – uitvoering

Scenario 1 Het zwaartepunt van de handelingen ligt bij een assistent of medewerker

Scenario 2 Het zwaartepunt van de handelingen ligt bij een griffier

activiteitenstap 3 – in staat stellen

Scenario 1 Er is geen systeem van wachtlijsten

Scenario 2 Er is een systeem van wachtlijsten

Voor stappen die in bovenstaande tabellen niet zijn vermeld, is er geen onderscheid in scenario’s. Ook voor de onderaan punt 2.2.3 vermelde “virtuele activiteitenstappen” (onthaal, afleveren grossen en kopies, …) is er geen onderscheid in scenario’s. In het model wordt, bij ontstentenis van een scenariokeuze door de gebruiker, telkens uitgegaan van scenario 1.

44/74

2.4. WEERHOUDEN TIJDEN 2.4.1. Behandeltijden voor magistraten Een overzicht van de weerhouden behandeltijden, per activiteitenblok, is voor elk product en elke proportie te vinden in bijlage 2. Zoals uitgelegd onder 2.3.1, kan voor (eenzelfde porportie van) eenzelfde product en voor een bepaald activiteitenblok meer dan een tijd zijn weerhouden, indien de behandeltijd beïnvloed wordt door een of meer elementen die zijn beschreven onder de weerhouden scenario’s. Ook de behandeling door een kamer met drie magistraten dan wel door een kamer met een magistraat, zal voor de meeste activiteitenblokken een verschillende behandeltijd met zich meebrengen. Hieronder wordt per activiteitenblok summier de gevolgde redenering weergegeven.

2.4.1.1. VOORZITTERSTAKEN Er is een basistijd van een kwartier (0,25 uur) weerhouden. Deze tijd geldt voor alle scenariovarianten behalve wanneer in collegiale kamers de kamervoorzitter (al dan niet in samenspraak met de twee andere magistraten) reeds voor de zitting de zaken verdeeld onder de magistraten. In die gevallen wordt bij de 0,25 uur nog 0,10 uur (6 minuten) bijgeteld per zaak. Bij bovenvermelde tijden wordt een extra-tijd bijgeteld voor producten of proporties waar frequent met deskundigen wordt gewerkt. Het opvolgen van deskundigen impliceert sinds de nieuwe wet immers extra-werk voor de kamervoorzitter. De bijkomende tijd bedraagt 1,25 uur, vermenigvuldigd met de frequentie waarmee voor een proportie of product een beroep op deskundigen wordt gedaan. Voor proportie b van product III-13 kan bijvoorbeeld vastgesteld worden (statistieken 2010) dat ongeveer in 1 geval op 4 (25%) een beroep op deskundigen wordt gedaan. De bijkomende tijd zal voor III-13b bijgevolg 0,3125 uur bedragen (nl. 1,25 maal 0,25). Voor de producten betreffende de specifieke Brusselse bevoegdheden is uitgegaan van 0,5 uur voor Beneluxzaken en 2 uur voor andere zaken. Dit heeft niet alleen te maken met de specifieke situatie van de betreffende kamer (geen vaste derde magistraat) maar ook (voor product III-51) met het ontbreken van vaste procedureregels ter zake en met de noodzakelijke besprekingen met de zittingsgriffier om gevallen in de praktijk op te lossen. 2.4.1.2. VOORBEREIDING Voor de individuele dossiertijd (d.i. de hier besproken voorbereiding en de onder 2.4.1.5. vermelde projecttijd), is de benodigde tijd in de eerste plaats afhankelijk van het product (of de proportie binnen een product).

45/74

Op basis van de interviewgegevens werden alle producten en eventuele proporties van de producten ingedeeld in negen groepen, naargelang de benodigde tijd: groep XXS XS S S→M M M→L L XL XXL

Producten of (voor magistraten relevante) pro- Richttijd voor individuele porties binnen de groep dossiertijd (uur) III-17 1 III-26 3 III-01,03,25,99c 7 III-05,24,99a,99b 9 Alle producten die niet in een andere groep zijn 11 vermeld, met uitzondering van III-23 III-11 13 III-6a,16,18,20 15 III-19 24 III-51 146

Tabel 7: verdeling van de producten en proporties in groepen voor de activiteitenblokken “voorbereiding”, “project”, “beraad” en “nalezen”.

Voor de activiteitenblokken “voorbereiding”, “project”, “beraad” en “nalezen” werden telkens eerst richttijden voor de producten en proporties van groep M bepaald, waaruit vervolgens de tijden voor de andere groepen konden worden afgeleid volgens de regel van de evenredigheid: bijvoorbeeld 2,18 keer meer voor een product van groep XL (nl. 24/11) en vermenigvuldiging met 0,27 voor een product van groep XS (nl. 3/11). Voor de voorbereiding werden volgende behandeltijden voorzien  In geval van een schriftelijke grondige voorbereiding door één magistraat (in collegiale kamers of bij alleen zetelen): 1,5 uur voor een product of proportie van groep M (en een tijd evenredig hiermee voor andere groepen)  In geval van een voorbereiding ten gronde door drie magistraten in collegiale kamers: 0,8 uur maal 3 magistraten = 2,4 uur voor een product of proportie van groep M (en een tijd evenredig hiermee voor andere groepen)  In geval van procedurele voorbereiding in collegiale kamers: 0,15 uur maal 3 magistraten = 0,45 uur voor alle producten en proporties. 2.4.1.3. ZITTING De magistratentijd werd hier voor alle producten en proporties bepaald op 1,3 uur en 3,9 uur al naargelang behandeling voor een alleen zetelende magistraat of een collegiale kamer, met uitzondering van volgende producten en proporties:  III-01, 03, 05, 23, 24, 25: in deze gevallen volstaat 1 uur (als alleen zetelend) en 3 uur (als collegiale kamer)  III-02: waar 1,5 uur (alleen zetelend) en 4,5 uur (collegiale kamer) is weerhouden

46/74

 III-06: waar de behandeltijd op 2 en 6 uur is vastgelegd, al naargelang alleen zetelend of met drie magistraten  III-15a, 19, 50: hier wordt respectievelijk 3 en 9 uur voorzien voor alleen zetelend en collegiaal (voor product III-50 wordt alleen de collegiale behandeling weerhouden)  III-51: voor dit specifieke Brusselse product wordt een tijd voorzien van 21 uur voor een behandeling door een collegiale kamer (alleen zetelend komt niet voor). Tijdens de observaties is vastgesteld dat een groot deel van de zittingstijd bestaat uit tijd die niet aan de behandeling van een zaak zelf is verbonden: onderbrekingen, wachten op advocaten,… Deze tijd werd bij de bovenvermelde tijden niet in mindering gebracht. Er is van uitgegaan dat een deel van deze “verloren” tijd door de magistraten nuttig wordt gebruikt, bijvoorbeeld (in geval van een collegiale kamer) met beraad.

2.4.1.4. BERAAD Vanzelfsprekend is de voor dit activiteitenblok voorziene tijd enkel geldig wanneer een zaak voor een collegiale kamer is gebracht. Voor de bepaling van de behandeltijd voor beraad is uitgegaan van volgende elementen:  Een deel van de hier benodigde tijd kan reeds in de zittingstijd zitten  De voor het beraad benodigde tijd is evenredig met de projecttijd  Wanneer alle magistraten voor de zitting reeds de zaak grondig hebben voorbereid (in dat geval is een voorbereidingstijd van 2,4 uur voorzien voor een product van groep M – zie 2.4.1.2), zal dit een licht tijdbesparend effect hebben op het beraad. Vandaar dat voor een product van groep M (zie tabel 7 onder 2.4.1.2), de vooropgestelde behandeltijd 0,75 uur (nl. 3 * 0,25) bedraagt in geval van grondige voorbereiding door de drie magistraten en 0,9 uur (3*0,3) in de andere gevallen. Voor producten van de andere groepen is voor de behandeltijd de evenredigheidsregel toegepast. Zo zullen voor product III-01 de bovenvermelde tijden met 0,64 worden vermenigvuldigd (nl.7/11) en voor product III-11 met 1,18 (nl. 13/11). Enige uitzondering hierop vormen de Brusselse producten (III-50 en III-51), waar door de specifieke aard en manier van werken de beraadtijd evenveel tijd in beslag neemt als de zittingstijd.

2.4.1.5. PROJECT Voor de bepaling van de behandeltijden voor dit blok is er van uitgegaan dat een schriftelijke voorbereiding ten gronde door de magistraat die in een later stadium ook het arrest zal opmaken (en waarvoor een voorbereidingstijd van 1,5 uur is voorzien in geval van een product of proportie van groep M), een tijdbesparend effect heeft op het opstellen van het arrest. In dergelijk geval is de weerhouden behandeltijd voor dit activiteitenblok bekomen door van de

47/74

globale dossiertijd die in tabel 7 onder punt 2.4.1.2 is vermeld, de voorbereidingstijd af te trekken. Voor een product van groep M geeft dit dus 11-1,5 = 9,5 uur. In alle andere scenario’s, waar er geen grondige schriftelijke voorbereiding door een magistraat is, zijn de tijden weerhouden zoals ze in de net genoemde tabel staan (11 uur voor een product van groep M). Bovenvermelde tijden gelden in een Franstalige context waar men van de balie minder frequent gestructureerde conclusies krijgt, wat voor bepaalde producten een rol speelt (zie 2.3.1.5). In een Nederlandstalige context worden de tijden voor deze producten met 10% verminderd, omwille van het vaker voorkomen van gestructureerde conclusies. 2.4.1.6. NALEZEN De vooropgestelde tijden verschillen hier naargelang het “nalezen” in de regel gebeurt op basis van de eigen nota’s, dan wel (voor de eerste “nalezer”) met het dossier erbij. In het eerste geval is voor een product van groep M (zie tabel 7 onder punt 2.4.1.2) een tijd voorzien van een uur (een half uur per magistraat), in het tweede geval van twee uur (een uur per magistraat). De vermelde uren per magistraat zijn te zien als een gemiddelde, waarbij het kan dat de eerste “nalezer” veel meer tijd in het nalezen steekt dan de tweede “nalezer”. Voor producten en proporties die niet tot groep M behoren is de evenredigheidsregel toegepast: bijv. vermenigvuldiging met 1,36 (15/11) voor product III-18. 2.4.1.7. RECHTSBIJSTAND Voor dit product is geen onderscheid gemaakt in activiteitenblokken (zie 2.2.1). Bovendien betreft het ook steeds werk voor één enkele magistraat. Al naargelang het de behandeling betreft van een beroep tegen een beslissing omtrent rechtsbijstand of de beslissing omtrent rechtsbijstand in het hof van beroep, werd een andere tijd voorzien.

2.4.2. Behandeltijden voor zittingsgriffiers Een overzicht van de weerhouden behandeltijden, per activiteitenblok, is voor elk product en elke proportie te vinden in bijlage 3. Zoals uitgelegd onder 2.3.2, kan voor (eenzelfde porportie van) eenzelfde product en voor een bepaald activiteitenblok meer dan één tijd zijn weerhouden, indien de behandeltijd beïnvloed wordt door een of meer elementen die zijn beschreven onder de weerhouden scenario’s. Hieronder wordt per activiteitenblok summier de gevolgde redenering weergegeven.

48/74

2.4.2.1. ZITTINGSGRIFFIERWERK BUITEN DE ZITTING EN MET UITZONDERING VAN DE AFWERKING VAN ARRESTEN Voor dit activiteitenblok is uitgegaan van een behandeltijd van 1 uur. In geval het voorbereidingswerk niet enkel gedaan wordt voor de zittingsgriffier zelf, maar ook ten behoeven van de magistraten (m.a.w. het onder 2.3.2. beschreven scenario 2), wordt echter uitgegaan van 1,7 uur. Net zoals bij de magistraten voor het activiteitenblok “voorzitterstaken”, worden deze richttijden verhoogd bij (proporties van) producten waarvoor geregeld deskundigen worden ingeschakeld. De bijkomende tijd bedraagt in die gevallen 0,3 uur, vermenigvuldigd met de frequentie waarmee voor een proportie of product een beroep op deskundigen wordt gedaan. Voor de proportie a en b van product III-13 kan bijvoorbeeld vastgesteld worden dat ongeveer in 1 geval op 4 (25%) een beroep op deskundigen wordt gedaan. De bijkomende tijd zal hier bijgevolg 0,3125 uur bedragen (nl. 1,25 maal 0,25). Door de specifieke aard van de Brusselse speciale bevoegdheden buiten Beneluxzaken (product III-51) wordt hier een behandeltijd voorzien van 3 uur. Het ontbreken van vaste procedureregels maakt bijv. frequentere besprekingen met de kamervoorzitter noodzakelijk. 2.4.2.2. BODEWERK Er wordt voor dit activiteitenblok een half uur voorzien, zonder onderscheid naar producten of proporties. Deze tijd is uit de interviews afgeleid, door de totale (wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse) tijd die de personen aangeven aan deze activiteiten te besteden te delen door het door hen verwerkte aantal eindarresten. In het default-scenario is er van uitgegaan dat het bodewerk van vroeger nu steeds door de zittingsgriffier wordt gedaan. De voor dit activiteitenblok voorziene tijden zijn dan integraal van toepassing. Wanneer het bodewerk toch wordt gedaan door een bode of door iemand van het griffiepersoneel (medewerker), wordt de tijd voor dit activiteitenblok voor de zittingsgriffier tot nul teruggebracht. Er is dan wel een medewerkerstijd voorzien in module L (zie rapport 3). Omdat aan product III-51 doorgaans meerdere zittingen worden besteed en het bijna steeds om omvangrijke dossiers en verknochte zaken gaat, wordt hier een behandeltijd voorzien van 1 uur.

49/74

2.4.2.3. ZITTING De in 2.4.1.3. vermelde tijden voor de magistraten, gelden ook voor de zittingsgriffiers:      

voor alle producten en proporties behalve onderstaande: 1,3 uur III-01, 03, 05, 23, 24, 25: 1 uur III-02: 1,5 uur. III-06: 2 uur. III-15a, 19, 50: 3 uur. III-51: 7 uur.

Tijdens de observaties is vastgesteld dat een groot deel van de zittingstijd bestaat uit tijd die niet aan de behandeling van een zaak zelf is verbonden: onderbrekingen, wachten op advocaten,… Deze tijd werd bij de bovenvermelde tijden niet in mindering gebracht. Er is van uitgegaan dat een deel van deze “verloren” tijd door de zittingsgriffier nuttig wordt gebruikt om een aantal taken te doen die ressorteren onder andere activiteitenblokken die anders buiten de zitting zouden moeten gebeuren. Hiermee is rekening gehouden bij de bepaling van de tijden voor deze andere activiteitenblokken.

2.4.2.4. AFWERKEN VAN ARRESTEN Voor dit blok werd een basistijd van 1,5 uur weerhouden. Voor sommige producten of proporties, werd een bijkomende tijd toegevoegd aan de basistijd, in functie van volgende factoren: 







Proporties van producten waar er veel (d.i. meer dan vier) partijen zijn en/of waar de lengte van de arresten beduidend groter is dan gemiddeld: o In deze gevallen wordt bij de basistijd een uur bijgeteld; o Het betreft volgende producten en (voor zittingsgriffiers relevante) proporties: III-02a, 02c, 05a, 06a, 06c, 07, 08a, 09a, 09c, 10a, 11a, 12a, 13a, 13c, 14a, 15a, 15b, 15c, 16a, 18a, 18c, 19, 20a, 21, 50, 99a. Producten of proporties ervan waar veel cijferwerk bij komt kijken (bijv. bij schadegevallen of vereffening/verdeling): o Hier wordt een kwartier toegevoegd aan de basistijd; o Het gaat om volgende producten en (voor zittingsgriffiers relevante) proporties: III-01a, 02a, 02b, 06, 07, 09, 13a, 13b, 18a, 18b, 19, 21, 22, 24. Producten of proporties ervan waar relatief veel tussenarresten voorkomen: o Hiermee gaat een toeslag van een half uur gepaard; o Dit geldt voor volgende producten of (voor de zittingsgriffier relevante) proporties: III-02, 03a, 05, 09a, 09b, 13a, 13b, 18a, 18b, 20. Producten waar frequent deskundigen in tussenkomen: o De toegevoegde tijd bedraagt hier 1,5 uur, vermenigvuldigd met de frequentie van voorkomen van deskundigen. Deze frequentie werd nagegaan op basis van de gegevens uit de databanken van alle hoven en werd voor elk betrok-

50/74

ken product en proportie afgerond op één van volgende waarden: 7%, 10%, of 25%. o Voor volgende producten en proporties bedraagt de toegevoegde tijd 0,105 uur (7% * 1,5 uur): III-02, 06c, 06d, 08, 16, 18a, 18b, 19, 20. o Voor volgende producten en proporties bedraagt de toegevoegde tijd 0,15 uur (10% * 1,5 uur): III-03a, 09a, 09b, o Voor de proporties a en b van product III-13 bedraagt de toegevoegde tijd 0,375 uur (nl. 25% * 1,5 uur). Vanzelfsprekend kunnen bij een enkel product of een enkele proportie meerdere factoren tegelijkertijd spelen, zodat bij de basistijden meerdere toegevoegde tijden worden opgeteld. Voor proportie a van product III-09 bedraagt de totale behandeltijd voor dit activiteitenblok aldus 3,4 uur (nl. 1,5 uur basistijd, plus 1 uur voor veel partijen, plus 0,25 uur voor cijferwerk, plus 0,5 uur voor tussenarresten, plus 0,15 uur voor deskundigen). Voor het Brusselse product III-51 wordt een behandeltijd van 7 uren voorzien: het gaat hier om complexe en verknochte zaken met lange arresten (van gemakkelijk 100 blz.) en veel tussenarresten.

2.4.2.5. RECHTSBIJSTAND Zoals bij de magistraten is voor product III-23 geen onderscheid gemaakt in activiteitenblokken. Er werd een allesomvattende tijd voorzien van 0,3 uur.

2.4.3. Behandeltijden voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie Een overzicht van de weerhouden behandeltijden voor het gerechtspersoneel op de griffie is te vinden in bijlage 4. Anders dan bij magistraten of zittingsgriffiers, is een onderscheid in producten veelal niet relevant. Bij de weerhouden tijden kan een onderscheid gemaakt worden tussen drie categorieën:  Een basistijd die voor elk product geldt en die opgebouwd is uit de optelsom van de voor verschillende al dan niet virtuele activiteitenstappen benodigde tijd;  Een bijkomende tijd voor welbepaalde producten of proporties ervan, omdat er in die gevallen bijkomende griffie-activiteiten zijn (verwittigen burgerlijke stand, publicatie in staatsblad,…)  Een bijkomende tijd voor een gedeelte van elk van de producten, nl. waar vertaling bijkomend administratief werk geeft of wanneer er extra handelingen zijn voor de griffie doordat een zaak niet direct voor de juiste kamer is gebracht of omdat een zaak meerdere keren op zitting komt om te pleiten (na uitstel of bij voortzetting).

51/74

3. HET LUIK JEUGD (MODULES IV & V)

3.1. WEERHOUDEN PRODUCTEN EN PROPORTIES De indeling in producten en proporties van de jeugdmodules is sterk geïnspireerd door de resultaten van eerder CMRO-onderzoek op eerste aanleg. Met vertegenwoordigers van de vijf hoven werd op het VBSW een lijst met producten en proporties overeengekomen. De door het VBSW doorgegeven lijst werd door de CMRO grotendeels overgenomen: fouten (bijv. “opheffing beslag” als vertaling van “dessaisissement”) werden gecorrigeerd en waar een product opgedeeld was in meer dan vijf proporties, werd een herindeling gemaakt die rekening hield met de structuur van de Excelversie van het werklastmetingsmodel.

3.1.1. De producten en volumes 3.1.1.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) Een overzicht van de burgerlijke jeugdproducten is te vinden in de tabel 8. Naast een product “andere”, werden tien producten onderscheiden. Ondanks hun lage frequentie van voorkomen werden een aantal producten apart genomen, omdat dit op beleidsvlak (evolutie van fenomenen, herindeling van bevoegdheden) van belang kan zijn: de producten IV-01, IV-02 en IV-10, die respectievelijk betrekking hebben op adopties, collocaties van minderjarigen en omgangsrecht met grootouders of derden. Ook eindarresten die het resultaat zijn van een onmiddellijk of quasi-onmiddellijk akkoord tussen de partijen (product IV-03) werden afzonderlijk in de lijst opgenomen: ook al zijn deze allicht weinig frequent, de benodigde behandeltijd is hier beduidend lager en de taakverdeling tussen magistraat en zittingsgriffier kan er anders liggen. De overige zes producten (IV-04 t.e.m. IV-09) hebben allen betrekking op conflicten tussen ouders. Zij onderscheiden zich door al of niet voorkomen van financiële aspecten en het al of niet voorkomen van internationale elementen. Deze internationale dimensie heeft op de meeste hoven weinig impact, maar voor Brussel is dit niet zonder belang. In de oorspronkelijke productenlijst van het VBSW was dit onderscheid enkel voorzien wanneer er financiële aspecten in het geding waren. Uit de analyse van arresten (cf. infra) en de delphi-besprekingen, blijkt deze factor echter ook (of vooral) mee te spelen bij de relationele aspecten (verblijfsregeling,…). Vandaar dat het oorspronkelijke product IV-08 werd ontdubbeld.

52/74

Product IV-99 is voorzien als restcategorie voor eindarresten die nergens anders kunnen worden ondergebracht en zo weinig talrijk zijn dat het niet opportuun is er een apart product voor te voorzien. Wat de volumes betreft, kunnen deze maar in beperkte mate rechtstreeks uit het geïnformatiseerde systeem worden gehaald. Adopties en omgangsrecht met grootouders of derden hebben aparte aard van zaak codes. Collocatiebeslissingen worden niet (altijd) in het systeem ingevoerd. Voor homologatie van akkoorden is er wel een aanduiding in het systeem, maar dit laat niet toe om een onderscheid te maken tussen bijv. een zaak waar de partijen direct met een akkoord komen en een zaak waar een akkoord pas na diverse zittingen tot stand komt. Voor het gros van de eindarresten (de producten IV-04 t.e.m. IV-09), is het onderscheid op dit moment niet uit het systeem te halen. In afwachting dat het informaticasysteem wel de benodigde gegevens kan leveren, werd door de CMRO overgegaan tot de analyse van 1276 burgerlijke beslissingen (waaronder 789 eindarresten), afkomstig van vier hoven van beroep15. Deze analyse liet toe om voor 2011 wel een beeld te krijgen van de volumes van de producten. Tegelijkertijd kan men op basis van deze gegevens ook default-waarden bepalen om bij gebrek aan exacte gegevens voor andere (voorbije of toekomstige) jaren toch een opdeling in de voorziene producten te kunnen maken. Deze default-waarden zijn weergegeven in kolom (4) van onderstaande tabel. nr. IV-01 IV-02 IV-03 IV-04 IV-05 IV-06 IV-07 IV-08 IV-09 IV-10 IV-99 totaal

product

(1)

(2)

(3)

(4)

Eindarresten adoptie

2,92

1,94

3,82

3

Arresten collocatie (opname & verblijf) Eindarresten met quasi onmiddellijke homologatie akkoord Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met FAMILIALE & FINANCIELE aspecten met INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met FAMILIALE & FINANCIELE aspecten, zonder INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FINANCIELE aspecten met INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FINANCIELE aspecten zonder INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FAMILIALE aspecten (geen financiële) met INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FAMILIALE aspecten (geen financiële) zonder INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. omgangsrecht grootouders/derden

0,40

0,00

1,24

1

0

0

0

0

2,12

0,00

4,56

2

46,61

34,95

54,58

45

0,80

0,00

1,66

1

19,65

13,74

29,93

20

0,80

0,00

1,66

1

19,12

13,69

32,04

20

6,37

4,58

9,71

6

1,20

0,00

2,07

1

Andere eindarresten (inclusief waar product niet te halen is uit arrest) Eindarresten waarvan niet kon worden bepaald om welk product het ging (bijv. afstand van beroep), werden niet in de berekening opgenomen

100,00

100

Tabel 8: burgerlijke jeugd producten, berekende percentages en default-waarden voor de verdeling over de producten

15

Van de hoven van Beroep van Antwerpen, Brussel, Gent en Luik werden in de maanden juli en augustus 2012 alle door hen op elektronische drager overgemaakte arresten van 2011 geanalyseerd. Van het hof van beroep van Bergen werden deze arresten pas midden september 2012 ontvangen, wat te laat was voor deze analyse.

53/74

De waarden in de kolommen (1), (2) en (3) geven respectievelijk het percentage aan berekend op het totaal van de vier hoven evenals de laagste en hoogste voorkomende percentages wanneer elk hof afzonderlijk wordt bekeken. Voor het product IV-03 ([quasi-]onmiddellijke akkoorden), is het uit een analyse van arresten, zonder daarbij over het volledige dossier te beschikken, niet mogelijk om te bepalen of het arrest het resultaat is van een akkoord waarmee de partijen zelf komen aanzetten aan het begin van het geding, dan wel om een akkoord dat er pas komt na interventie van de magistraat. Daarom zijn volume en default-waarden voor dit product voorlopig op nul gezet. Net als bij de overgrote meerderheid van de producten van de modules I, II en III, wordt ook voor de burgerlijke jeugdproducten van module IV voor de volumes uitgegaan van en geteld in eindarresten. Vanzelfsprekend is bij de bepaling van de behandeltijd rekening gehouden met het voorkomen van tussenarresten. Voor bepaalde producten vormen sommige tussenarresten een verzwarende factor waarmee is rekening gehouden bij de bepaling van de proporties (zie 3.1.2). Toch kan men zich de vraag stellen (zoals die ook door sommige hoven gesteld wordt) of naar de toekomst toe niet beter geteld wordt in aantal arresten die een eindbeslissing bevatten over minstens een bepaald aspect (financieel, relationeel,..), vermits daarmee voor een bepaald aspect de rechtsmacht is uitgeput.

3.1.1.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) De producten van module V (jeugd – protectioneel) zijn weergegeven in tabel 9. Anders dan bij alle voorgaande modules, wordt hier elke beslissing als een afzonderlijke producteenheid gezien. Als in eenzelfde zaak voor eenzelfde minderjarige er twee arresten en één beschikking zijn, zal elk van deze beslissingen dus geteld worden bij een of meerdere producten, ook al hebben zij allemaal dezelfde betwiste uitspraak van de rechter in eerste aanleg tot voorwerp. Merendeel van de weerhouden producten zijn onder te brengen in de groep MOF16 (producten V-01, V-02 en V-06) of in de groep POS17 (producten V-03, V-04 en V-07). Binnen elk van deze groepen is verder onderscheid gemaakt naargelang er beroep is ingesteld tegen een vonnis (V-01, V-02 en V-03) of tegen een andere beslissing zoals een beschikking, een brief van de jeugdrechter, een kabinetsverslag (producten V-06 en V-07). Een speciaal geval en enkel voorkomend in het Franstalig landsgedeelte zijn de beroepen tegen de beslissingen van de directeur van de “Service d’aide à la jeunesse” (product V-04). In praktijk worden dergelijke zaken op de burgerlijke rol gezet, maar ze passen wel degelijk in een protectioneel kader. 16 17

Een als misdrijf omschreven feit Een problematische opvoedingssituatie

54/74

Een paar producten past niet direct binnen de bovenvermelde MOF- en POS indeling:  de beroepen tegen de ontzetting (of net niet) uit de ouderlijke macht en/of daarmee gepaard gaande beslissingen van het aanstellen van een provoogd e.d. (product V06)  de bezoeken aan instellingen voor minderjarigen, met als materieel spoor een verslag van dergelijk bezoek (product V-08); momenteel ontbreekt vaak de tijd om in dit product te investeren en zullen de volumes eerder laag zijn  de beslissingen die worden genomen terwijl het beroep nog hangende is: beschikkingen om dringende problemen te regelen, in afwachting van een uitspraak over de beslissing waartegen beroep is aangetekend (product V-09). Speciale aandacht verdient product V-02. Dit product betreft uitsluitend arresten betreffende bestreden beslissingen van eerste aanleg over het al dan niet (in dit laatste geval beroep van het O.M.) uithanden geven. Arresten van de bijzondere jeugdkamer behoren in deze optiek NIET tot de jeugdmodules maar tot het correctionele luik (module I). Zoals voor elke module, wordt in het model ook een restproduct V-99 voorzien, zonder dat er vandaag zaken zijn opgedoken die hieronder zouden moeten worden gecatalogiseerd. Net als bij het burgerlijke luik zijn vandaag niet alle productvolumes automatisch uit het informatiesysteem van de hoven van beroep te halen. Daarom heeft de CMRO eigenhandig 742 protectionele beslissingen geanalyseerd, die in 2011 in de hoven van Antwerpen, Brussel, Gent en Luik werden genomen. Deze analyse liet toe om voor 2011 wel een beeld te krijgen van de volumes van de producten. Tegelijkertijd kan men op basis van deze gegevens ook default-waarden bepalen om bij gebrek aan exacte gegevens voor andere (voorbije of toekomstige) jaren toch een opdeling in de voorziene producten te kunnen maken. Deze default-waarden zijn weergegeven in kolom (4) van onderstaande tabel. (1) (2) (3) (4) nr. product 16 16,03 13,31 18,65 Arresten i.v.m. MOF-vonnissen excl. uithanden geven V-01 2 2,19 0,00 5,80 Arresten i.v.m. MOF-vonnissen: uithanden geven V-02 34 33,88 26,35 52,33 Arresten i.v.m. POS-vonnissen, excl. i.v.m. SAJ V-03 0 0,27 0,00 1,55 Arresten i.v.m. beslissingen SAJ V-04 2 1,82 0,28 4,15 Arresten i.v.m. maatregelen t.a.v. de ouders V-05 18 17,67 13,99 23,51 Arresten i.v.m. MOF-beschikkingen en andere beslissingen V-06 27 26,87 9,33 34,84 Arresten i.v.m. POS-beschikkingen en andere beslissingen V-07 0 0,00 0,00 0,00 rapporten van bezoeken V-08 1 1,18 0,00 4,62 maatregelen "in eerste aanleg" (devolutief effect van hoger beroep) V-09 0 0,09 0,00 0,26 Andere V-99 100,00 100 totaal Totaal aantal geanalyseerde beslissingen. Tabel 9: protectionele producten, berekende percentages en default-waarden voor de verdeling over de producten

55/74

De waarden in de kolommen (1), (2) en (3) geven respectievelijk het percentage aan berekend op het totaal van de vier hoven evenals de laagste en hoogste voorkomende percentages wanneer elk hof afzonderlijk wordt bekeken.

3.1.2. De indeling in proporties voor magistraten en zittingsgriffiers Anders dan voor de burgerlijke en correctionele modules, geldt voor de producten van de modules IV en V eenzelfde indeling in proporties voor magistraten en zittingsgriffiers. Bij de burgerlijke en correctionele zaken vormen het aantal partijen voor zittingsgriffiers een belangrijk criterium voor de indeling in proporties. Bij de jeugdproducten is er per product veelal niet veel variatie in het aantal partijen. Met de aanwezigheid van burgerlijke partijen is wel rekening gehouden. Deze factor, net als de andere weerhouden criteria spelen echter zowel bij magistraat als zittingsgriffier een rol. 3.1.2.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) De indeling van de burgerlijke jeugdproducten in proporties is te vinden in tabel 10. prod. nr. IV-01

prop. letter

product Eindarresten adoptie

IV-02

Arresten collocatie (opname & verblijf)

IV-03

Eindarresten met quasi onmiddellijke homologatie akkoord

a

Internationaal

b a

nationaal niet ter plaatse gaan

b

ter plaatse gaan

a

IV-04

Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met FAMILIALE & FINANCIELE aspecten met INTERNATIONALE dimensie

b

c

d

a

IV-05

Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met FAMILIALE & FINANCIELE aspecten, zonder INTERNATIONALE dimensie

proportie

b

c

d

56/74

zonder horen kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte)

IV-06

IV-07

Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FINANCIELE aspecten met INTERNATIONALE dimensie Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FINANCIELE aspecten zonder INTERNATIONALE dimensie a

IV-08

Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FAMILIALE aspecten (geen financiele) met INTERNATIONALE dimensie

b

c

d

a

IV-09

Eindarresten i.v.m. conflicten tussen ouders met uitsluitend FAMILIALE aspecten (geen financiele) zonder INTERNATIONALE dimensie

b

c

d

a

b

IV-10

Eindarresten i.v.m. omgangsrecht grootouders/derden c

d

IV-99

zonder horen kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) zonder horen kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, zonder tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte) met horen van kinderen, met tussenarresten (i.v.m. sociale of politionele enquête, deskundigen, bemiddeling en/of neutrale bezoekruimte)

Andere eindarresten (inclusief waar product niet te halen is uit arrest)

Tabel 10: indeling van burgerlijke jeugdproducten in proporties

Voor het product IV-01 (adopties) is de indeling in “internationale” en “nationale” adopties niet alleen ingegeven door een iets geringere behandeltijd van deze laatste, maar ook vanuit beleidsoogpunt. Voor de producten IV_04, 05, 08, 09 en 10 is een indeling in proporties gebaseerd op twee elementen die de behandeltijden voor magistraat en zittingsgriffier beïnvloeden:  wanneer kinderen moeten gehoord worden;

57/74

 wanneer bij tussenarrest een maatschappelijk, politioneel of deskundigenonderzoek bevolen wordt of een bemiddelaar of een neutrale bezoekruimte wordt ingeschakeld. Combinatie van deze beide criteria levert vier proporties op. Om tot een proportie “met tussenarrest” te behoren, speelt het geen rol hoeveel tussenarresten rond bemiddeling, bezoekruimte of onderzoeken er zijn geweest alvorens tot een eindarrest te komen. Maar het gaat wel degelijk alleen om dergelijke tussenarresten en niet om tussenarresten waarin de zaak uitgesteld wordt om bijv. de neerlegging van stukken toe te laten. Net als voor de producten zelf, zijn ook de volumes van specifieke proporties niet met een muisklik uit het systeem te halen. Tot wanneer dit wel mogelijk wordt, kan gebruik worden gemaakt van default-waarden, zoals die bepaald zijn op basis van de analyse van de 1276 burgerlijke beslissingen waarvan sprake onder punt 3.1.1.1. Voor het adoptieproduct (IV-01) worden de default-percentages voor beide proporties op 50% gesteld (bij de hoven afzonderlijk gaat het om 50-50, 57-43, 70-30 en 33-67 verhoudingen; in absolute cijfers gaat het echter telkens om kleine aantallen). Voor product IV-02 (collocatie) worden de default-percentages bepaald op 100% voor proportie a (niet ter plaatse gaan) en 0% voor proportie b (ter plaatse gaan). Voor de producten IV-04, IV-05, IV-08, IV-09 en IV-10 zijn de in laatste kolom van onderstaande tabel 11 vermelde default-waarden weerhouden.

proportie

a

b

c

Aantal eindarresten (de 4 hoven)

Procentueel aandeel binnen elk product

IV-04

12

75,00

IV-05

238

67,81

IV-08

3

50,00

IV-09

88

61,11

IV-10

36

75,00

IV-04

3

18,75

IV-05

62

17,66

IV-08

3

50,00

IV-09

36

25,00

IV-10

11

22,92

IV-04

1

6,25

IV-05

43

12,25

IV-08

0

0,00

IV-09

13

9,03

IV-10

1

2,08

product

58/74

Totaal aantal voor elke proportie (de 3 producten samen)

Procentueel aandeel (de 3 producten samen)

Weerhouden defaultpercentage voor elke proportie

377

66,73

67

115

20,35

20

58

10,27

10

d

TOTAAL

IV-04

0

0,00

IV-05

8

2,28

IV-08

0

0,00

IV-09

7

4,86

IV-10

0

0,00

IV-04

16

100,00

IV-05

351

100,00

IV-08

6

100,00

IV-09

144

100,00

IV-10

48

100,00

15

2,65

565

100,00

3

Tabel 11: default-waarden voor de verdeling over proporties voor de producten IV-04, IV-05, IV-08, IV-09 en IV-10

Gezien de beperkte volumes van vooral product IV-04 (zie ook de discussie over de internationale dimensie onder punt 3.1.1.2), werden dezelfde default-percentages behouden voor elk van de producten waarop het onderscheid in proporties op basis van het horen van kinderen of het voorkomen van bepaalde tussenarresten van toepassing is.

3.1.2.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Een overzicht van de indeling van de protectionele producten in proporties is te vinden in tabel 12. prod. nr.

product

prop. letter a b

V-01

Arresten i.v.m. MOF-vonnissen excl. uithanden geven

c d e

V-02

Arresten i.v.m. MOF-vonnissen: uithanden geven

a b

Arresten i.v.m. POS-vonnissen, excl. i.v.m. SAJ

Arresten i.v.m. beslissingen SAJ

V-05

Arresten i.v.m. maatregelen t.a.v. de ouders

V-06

Arresten i.v.m. MOF-beschikkingen en andere beslissingen

louter burgerlijke belangen enkel aansprakelijkheid ouders aansprakelijkheid ouders met behandeling burgerlijke belangen beslissing in beroep is volledig uithanden geven beslissing in beroep is geen of onvolledig uithanden geven

a b

zonder horen van kind

a

i.v.m. W 1/3/2002 (Everberg & St. Hubert) andere dan a.

b

c

V-04

met (maar niet louter) behandeling burgerlijke belangen zonder behandeling burgerlijke belangen

origineel arrest of eerste in een reeks van identieke arresten binnen een gezin arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar met aparte behandeling op zitting arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar zonder aparte behandeling op zitting met horen van kind

a

V-03

proportie

b

59/74

a

V-07

Arresten i.v.m. POS-beschikkingen en andere beslissingen

b

c d

V-08

rapporten van bezoeken

a b a

V-09

maatregelen "in eerste aanleg" (devolutief effect van hoger beroep)

V-99

Andere

b c

origineel arrest of eerste in een reeks van identieke arresten binnen een gezin arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar met aparte behandeling op zitting arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar zonder aparte behandeling op zitting andere dan supra: plaatsing, verlof, begeleiding, … met zittingsgriffier zonder zittingsgriffier kabinetsbespreking nodig; er is assistentie van externe actoren (sociale dienst) kabinetsbespreking nodig; er is geen assistentie van externe actoren (sociale dienst) geen kabinetsbespreking nodig

Tabel 12: indeling van de protectionele jeugdproducten in proporties

Voor arresten i.v.m. beroepen tegen MOF-vonnissen (product V-01) – andere dan beslissingen i.v.m. uithanden geven – heeft deze indeling te maken met de behandelde aspecten: geen, ook of enkel burgerlijke belangen, of enkel aansprakelijkheid van de ouders, eventueel gecombineerd met burgerlijke belangen. Uit interviews en delphi-besprekingen blijkt dat dit inderdaad aanleiding geeft tot andere behandeltijden, zowel voor magistraten als zittingsgriffiers. Volumes voor deze proporties kunnen niet als dusdanig uit de informaticagegevens worden gehaald, ook al is er een speciale rol voor burgerlijke belangen. In een aantal gevallen kan het onderscheid tussen de proporties a (met maar niet enkel burgerlijke belangen) en b (zonder burgerlijke belangen) van dit product V-01 verschillend geïnterpreteerd worden. Bij de bepaling van de volumes en de default-waarden voor de proporties (beiden gebaseerd op de analyse van 742 protectionele beslissingen van vier hoven) is volgende stelregel gevolgd:  als een burgerlijke partij in beroep gaat omdat in eerste aanleg feiten niet bewezen werden geacht en er ook in beroep tot het besluit gekomen wordt dat de feiten niet bewezen zijn, wordt dit arrest toch tot proportie a gerekend, ook al is er alleen over feiten geoordeeld en niet over burgerlijke belangen: de burgerlijke partijen hebben dan immers invloed op zittingstijd, vragen meer werk van griffier,…  wanneer een minderjarige in beroep gaat tegen een vonnis waarbij feiten bewezen werden geacht en er een veroordeling was tot kosten jegens een burgerlijke partij, maar waarbij in beroep geen burgerlijke partij als partij optreedt, dan wordt het arrest dat deze zaak behandeld gerekend tot proportie b. De proporties d en e worden enkel gebruikt als de aansprakelijkheid zelf in vraag wordt gesteld en niet als de ouders samen met de minderjarige de feiten of de maatregel betwisten.

60/74

Op basis van de analyse van de protectionele beslissingen van 2011 van de vier eerder genoemde hoven, zijn de in de laatste kolom (4) van onderstaande tabel 13 vermelde defaultwaarden weerhouden. In deze en de er op volgende tabellen zijn de cijfers in kolom (1) de gevonden percentages voor het geheel van de onderzochte beslissingen van de vier hoven, terwijl de cijfers in kolommen (2) en (3) de hoogste en laagste gevonden waarden geven wanner de hoven afzonderlijk worden bekeken. Product V-01 arresten i.v.m. beroepen tegen MOF-vonnissen (excl. uithanden geven) Proportie (1) (2) (3) a b

met (maar niet louter) behandeling burgerlijke belangen zonder behandeling burgerlijke belangen

c d

louter burgerlijke belangen enkel aansprakelijkheid ouders

e totaal

aansprakelijkheid ouders met behandeling burgerlijke belangen

(4)

54,55%

50,79%

70,00%

52

19,89% 22,16%

10,00% 16,67%

26,98% 27,66%

20 25

0,57% 2,84% 100,00

0,00% 0,00%

2,78% 5,56%

1 2 100

Tabel 13: default-waarden voor de verdeling over proporties voor product V-01

Tijdens de besprekingen in de delphi-fase, werd beslist het product “arresten i.v.m. beroepen tegen of vorderingen tot uithanden geven” (product V-02) op te splitsen in twee proporties, naargelang in beroep beslist wordt tot volledig uithanden geven (proportie a) of tot het niet of slechts ten dele uithanden geven (proportie b) zodat men zich moet uitspreken over feiten, maatregelen en eventuele burgerlijke belangen. In dit laatste geval zullen de behandeltijden identiek zijn aan de voorziene tijden voor arresten inzake MOF, met behandeling van burgerlijke partijen (product V-01-a). Uit de analyse van de arresten die onder dit product ressorteren, bleek dat 71% van deze arresten tot proportie a behoorden. 71% en 29% werd bijgevolg weerhouden als defaultwaarden voor resp. proportie a en proportie b. Voor de arresten i.v.m. beroepen tegen POS-beslissingen (arresten – product V-03 – of andere beslissingen – product V-07), is een onderscheid in proporties nodig omdat wanneer de dossiers van meerdere kinderen uit een gezin worden behandeld, de beslissing voor een tweede of derde kind veelal minder werk met zich meebrengt, bij het uitschrijven van het arrest en desgevallend (bij gezamenlijke behandeling op zitting) ook voor de behandeltijd op zitting. Vanzelfsprekend wordt een eerste kind in dergelijke reeks beschouwd als een uniek kind. Op basis van de analyse van de protectionele beslissingen van 2011 van de vier eerder genoemde hoven, zijn voor product V-03 de in de laatste kolom van volgende tabel 14 vermelde default-waarden weerhouden.

61/74

Product V-03 arresten i.v.m. beroepen tegen POS-vonnissen (excl. SAJ)

a b c

Proportie origineel arrest of eerste in een reeks van identieke arresten binnen een gezin arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar met aparte behandeling op zitting arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar zonder aparte behandeling op zitting

totaal

(1)

(2)

(3)

(4)

69,35%

61,29%

73,27%

70

8,87%

7,27%

12,90%

8

21,77%

18,81%

25,81%

22

100,00

100

Tabel 14: default-waarden voor de verdeling over proporties voor product V-03

Bij product V-07 hebben alle proporties betrekking op beroepen tegen beschikkingen, behalve proportie d die is voorzien voor beroepen tegen andere beslissingen (brieven, verslagen,…). Bij deze laatste proportie wordt zelfs in een familiereeks elk kind als uniek beschouwd (de frequenties zijn immers te laag voor verdere verdeling). De weerhouden default-waarden voor dit product staan in de laatste kolom van onderstaande tabel 15. Product V-07 arresten i.v.m. beroepen tegen POS-beschikkingen of (prop. d) andere beslissingen

a b c d

Proportie origineel arrest of eerste in een reeks van identieke arresten binnen een gezin arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar met aparte behandeling op zitting arrest dat met uitzondering van namen een kopie is van een arrest voor een ander gezinslid, maar zonder aparte behandeling op zitting arrest i.v.m. beroepen tegen andere dan supra: plaatsing, verlof, begeleiding, …

totaal

(1)

(2)

(3)

(4)

69,83%

56,19%

77,78%

73

3,73%

0,00%

6,50%

3

21,36%

14,29%

30,48%

20

5,08%

0,00%

11,43%

4

100,00

100

Tabel 15: default-waarden voor de verdeling over proporties voor product V-07

Voor product V-04 (arresten i.v.m. beslissingen van de service d’aide à la jeunesse) kan de proportie met of zonder horen van kinderen niet gehaald worden uit de analyse van de beslissingen. Er is bijgevolg voor de default-waarden arbitrair uitgegaan van een 50-50 verhouding. De proporties van product V-06 zijn niet ingegeven door verschillen in behandeltijd maar voor statistische of beleidsredenen. Voor de default-waarden wordt hier uitgegaan van een verdeling 38% proportie a en 62% proportie b (de range voor proportie a schommelt tussen 35% en 50% naargelang het hof). De indeling bij product V-09 heeft wel implicaties voor de behandeltijd. Een beslissing met kabinetsbespreking zal vanzelfsprekend meer tijd vergen dat een beslissing waar geen kabinetsbespreking aan voorafgaat. En wanneer in een hof op bepaalde momenten en voor gevallen waar dit nuttig is beroep kan gedaan worden op de hulp van de sociale dienst bijv. bij het zoeken naar plaatsingsmogelijkheden, zal ook dat gevolgen hebben voor de behandeltijd.

62/74

Default-waarden zijn voor dit product niet af te leiden uit de gevoerde analyse van beslissingen. Er wordt bijgevolg uitgegaan van 100% proportie b als default. De opdeling bij product V-08 (bezoeken aan instellingen) heeft enkel te maken met het feit dat voor zittingsgriffiers en magistraten dezelfde indeling is weerhouden, en het niet vanzelfsprekend is dat de griffiers mee de instellingen bezoeken. Per default wordt er van uitgegaan dat de bezoeken zonder griffier verlopen (dus 100% proportie b).

3.1.3. De indeling in proporties voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie 3.1.3.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) Er werd voor het griffiewerk geen specifieke indeling in proporties gemaakt. Net als bij de klassieke burgerlijke producten, wordt wel rekening gehouden met een aantal activiteiten die niet voor elk eindarrest gebeuren: bijv. extra griffiewerk bij vertaling (zie 2.1.4). Er wordt daarbij voorzien in een globaal percentage, zonder onderscheid binnen de jeugdproducten.

3.1.3.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE(MODULE V) De voor de magistraten en zittingsgriffiers gemaakte indeling, is ook voor de griffie weerhouden. In de praktijk is de voorziene behandeltijd dezelfde voor alle producten en proporties, met dien verstande dat:  er geen griffie-behandeltijd wordt voorzien voor product V-08 (bezoek aan instellingen);  de behandeltijd voor de proporties a, c en e van product V-01 en voor proportie b van product V-02 hoger zal zijn dan de tijd voor de andere proporties of producten: het betreft MOF-zaken waar burgerlijke belangen worden behandeld, hetgeen bijkomende activiteiten impliceert voor de griffie (in het kader van art. 4 Sv).

63/74

3.2. WEERHOUDEN ACTIVITEITENBLOKKEN 3.2.1. Voor magistraten Voor het burgerlijke gedeelte werden de activiteiten die leiden tot de eindproducten ingedeeld in drie blokken:  voorbereiden en opstellen van arresten  zittingstijd  voorzitterstaken, zoals bijv. het opvolgen van gevraagde onderzoeken Merk op dat onder voorzitterstaken geen activiteiten verstaan worden als deelname aan algemene vergaderingen, bijeenkomsten met jeugdrechters van eerste aanleg etc. Dergelijke handelingen ressorteren onder de module C. Omdat product IV-02 (arresten i.v.m. opname en verblijf in een psychiatrische instelling) een van de andere producten afwijkend verloop kent, werd hiervoor geen indeling in activiteitenblokken weerhouden en de volledige behandeltijd ondergebracht in een virtueel blok ω. Voor het protectionele gedeelte, is er een indeling in twee blokken:  voorbereiden en opstellen van arresten en andere beslissingen  zittingstijd Omdat hier niet in eindarresten maar in genomen beslissingen wordt geteld, is de tijd die besteed wordt aan zgn. “voorzitterstaken” (bijv. het zoeken van een passende plaats in een instelling) hier direct aangerekend op de blokken α of β. Voor product V-08 (bezoeken aan instellingen), kon bovenvermelde indeling niet weerhouden worden en is een alles omvattende tijd bepaald voor een virtueel blok ω.

3.2.2. Voor zittingsgriffiers Voor het burgerlijke gedeelte loopt de indeling van de activiteitenblokken parallel aan de indeling voor magistraten:  voorbereiden, opstellen en finaliseren van projecten van arresten  zittingstijd  kabinetsbeheer, zoals bijv. het opvolgen van gevraagde onderzoeken, beantwoorden van briefwisseling en informatievragen,…

64/74

Ook hier is een blok ω voorzien dat uitsluitend geldt voor arresten i.v.m. opname en verblijf in een psychiatrische instelling (product IV-02). Voor het protectionele gedeelte is, naast de activiteitenblokken die ook bij de magistraten zijn te vinden (α, β en ω), een specifiek blok toegevoegd voor activiteiten die door de griffier worden gedaan bij gebrek aan zittingsbode: blok δ.

3.2.3. Voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie Burgerlijke jeugdproducten hebben grotendeels eenzelfde verloop als de klassieke burgerlijke producten. Dezelfde activiteitenblokken en de daaraan gekoppelde tijden werden dan ook weerhouden. Omdat het versturen van de dossiers bij jeugdzaken tijdrovender is (meer dossierbewegingen [door openbaar ministerie], altijd gerechtsbrief, desgevallend opvragen van protectioneel dossier,…), werd hier wel voorzien in een virtueel activiteitenblok met een bijkomende tijd. Voor de protectionele jeugdproducten gelden dezelfde activiteitenblokken als voorzien op de stroomdiagrammen van de correctionele producten18.

3.3. WEERHOUDEN SCENARIO’S Het aantal personen dat zich op een hof bezig houdt met de behandeling van jeugdproducten is erg beperkt: meestal een tweetal magistraten en een paar zittingsgriffiers. Door deze smallere basis om (na interviews en groepsdiscussies) te komen tot voorstellen van behandeltijden, kan moeilijk uitgesloten worden dat gevonden verschillen in behandeltijd niet voor een groot deel terug te voeren zijn op de persoonlijkheid van de magistraat of de griffier. Toch zijn er ook op het vlak van de jeugd objectief vaststelbare verschillen in werkwijze, die hun weerslag hebben op de benodigde behandeltijd. Gezien de relatief geringe volumes, heeft dit doorgaans geen grote impact op het totale benodigde aantal FTE aan jeugdmagistraten of –zittingsgriffiers. Dat sommige van deze verschillen hier zichtbaar worden gemaakt door ze in aparte scenario’s te verwerken, is dan ook eerder bedoeld om ze onder de aandacht van het management en het beleid te brengen, vanuit een bekommernis van rechtsgelijkheid en kwaliteit.

18

Zie Eerste CMRO-rapport over de werklastmeting (juni 2010), p. 20

65/74

3.3.1. Scenario’s met implicaties voor de magistratentijd 3.3.1.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) Indien een andere werkwijze slechts implicaties heeft voor een enkel product, werd er voor geopteerd om geen apart scenario te voorzien maar de verschillen zichtbaar te maken (en in rekening te brengen) via specifieke proporties. Dit is het geval voor het product IV-02 (“collocaties”) waar een onderscheid is gemaakt al naargelang het hof wel of niet ter plaatse gaat. Wat wel in verschillende scenario’s is weergegeven, heeft te maken met het verloop van de zittingen. De zittingstijden die zijn afgeleid uit de gesprekken en discussies met de pilootsites, blijken niet te voldoen aan de inschatting van de jeugdmagistraten (en zittingsgriffiers) van de andere hoven. Zij achtten deze zittingstijden onvoldoende wanneer men wil investeren in het komen tot oplossingen via bemiddeling. Vandaar dat een scenario 1 (basis) en een scenario 2 (sterk accent op bemiddeling) werden weerhouden, met andere tijden voor behandeling op zitting. De hoven van Brussel en van Bergen hebben een van de andere hoven afwijkende aanpak voor het verhoor van kinderen. In Brussel gebeurt dit (zoals voor de hoven van Antwerpen, Luik en Gent) weliswaar in kabinet of raadkamer (m.a.w. niet op zitting), maar in afwezigheid van een zittingsgriffier. Het is bijgevolg de magistraat zelf die een verslag maakt van het onderhoud. In Bergen gebeurt het horen van kinderen op zitting met gesloten deuren, in aanwezigheid van een openbaar ministerie dat actief tussenkomt. Deze Brusselse en Bergense aanpak voor het horen van kinderen is weergegeven in resp. een scenario 3 en een scenario 4. Scenario 2 is als default-scenario weerhouden.

3.3.1.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Hier zijn geen aparte scenario’s weerhouden. Voor producten waar burgerlijke belangen behandeld worden, is er van uitgegaan dat het steeds de zittingsgriffiers zijn die hier instaan voor het maken van beschikkingen in het kader van art. 4 Sv. en voor de berekening van de rechtsplegingsvergoeding. In de praktijk wordt hiervoor in één hof ook beroep gedaan op een referendaris.

66/74

Wel is rekening gehouden met een belangrijke omgevingsfactor. In bepaalde hoven kan men overdag op werkdagen voor het zoeken naar een plaats voor een minderjarige rekenen op de steun van de sociale dienst (bij de rechtbanken van eerste aanleg). Omdat dit niet altijd het geval is (bijv. niet buiten de kantooruren) en vooral speelt voor product V-09 (waar men optreedt “in eerste aanleg”), is er voor geopteerd om met deze factor rekening te houden door bij dit product specifieke proporties te voorzien.

3.3.2. Scenario’s met implicaties voor de tijden van zittingsgriffiers 3.3.2.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) De onderscheiden scenario’s zijn hier identiek aan de voor de magistraten weerhouden scenario’s. De implicaties voor de behandeltijden zullen wel anders zijn: het scenario 3 (horen van kinderen door de magistraat alleen) zal voor magistraten een bijkomende tijd impliceren en bij de zittingsgriffier helemaal geen tijd vergen.

3.3.2.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Voor het activiteitenblok δ (zie 3.2.2) zal de al of niet benodigde tijd vanzelfsprekend bepaald worden door het niet of wel kunnen beschikken over bodes-deurwaarders. Een tweede factor waarmee is rekening gehouden beïnvloedt de benodigde tijd bij het finaliseren van arresten: de mate waarin men beschikt over een elektronische versie van het vonnis van eerste aanleg. In bepaalde hoven worden die systematisch ontvangen, in een ander hof heeft de zittingsgriffier zich hiervoor een scanner en OCR-software aangeschaft en nog elders heeft men geen dergelijke vertrekbasis. Deze factor speelt vanzelfsprekend niet bij alle producten mee, maar vooral daar waar er veel feitelijkheden in het arrest zijn over te nemen: de MOF-producten V-01 en V-02. Tijdens de delphi besprekingen is op een bepaald moment ook een onderscheid gemaakt tussen het al of niet onder meer dan normale stress moeten werken. Het is ontegenzeggelijk zo dat wanneer men over veel tijd beschikt men meer zijn tijd kan nemen, dan wanneer andere taken (eventueel buiten de jeugdsectie) wachten, en vice versa. Uiteindelijk is besloten om dit stress-scenario (en de bijbehorende – lagere – tijden) niet als dusdanig te weerhouden. Niet alleen is moeilijk objectief te bepalen vanaf wanneer stress meer dan normaal wordt, bovendien kan men dergelijke werkwijze moeilijk als norm nemen. Het niet weerhouden impliceert wel dat de resultaten van het opgestelde model werklastmeting voor het hof in kwestie minder de realiteit en meer de gewenste (want werkelijk benodigde) situatie zal weergeven.

67/74

Zoals reeds gesteld onder 3.3.1.2. is er steeds van uitgegaan dat het de zittingsgriffiers zijn die instaan voor de beschikkingen Art. 4 Sv. en voor de berekening van de rechtsplegingsvergoeding, wanneer burgerlijke belangen worden behandeld. In het model worden volgende combinaties van varianten voorzien: scenario

1 2 3 4

Beschikken over elektronische versie van MOFvonnissen? neen ja neen ja

Beschikken over zittingsbode? neen neen ja ja

Scenario 4 is als default-scenario weerhouden.

3.3.3. Scenario’s met implicaties voor de tijden van griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie 3.3.3.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) Het onder punt 2.3.3 vermelde schema geldt ook voor de burgerlijke jeugdproducten. Het onderscheid voor activiteitenstap 3 (“in staat stellen”) al naargelang er wel of niet met wachtlijsten wordt gewerkt is hier echter overbodig: er zijn geen wachtlijsten

3.3.3.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Voor het protectionele luik gelden dezelfde scenario’s als voor het correctionele gedeelte 19. Daarbij werd onderscheid gemaakt al naargelang het zwaartepunt bij de uitvoering bij een griffier dan wel bij een assistent of medewerker ligt, en al naargelang het openbaar ministerie al dan niet zelf in staat voor de eerste stappen van het procesverloop.

19

Zie eerste CMRO-rapport over de werklastmeting dd. Juni 2010, blz. 32-33

68/74

3.4. WEERHOUDEN TIJDEN 3.4.1. Behandeltijden voor magistraten 3.4.1.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) Het overzicht van de weerhouden tijden voor elk product en elke proportie is voor elk scenario weergegeven in bijlage 5. Met uitzondering van de arresten i.v.m. opname en verblijf in een psychiatrische inrichting (product IV-02), waar een globale allesomvattende tijd is voorzien, zijn de tijden, net als bij de burgerlijke producten van module III, hier weergegeven per activiteitenblok. Voor de producten IV-04 t.e.m. IV-10 (conflicten tussen ouders of i.v.m. omgangsrecht van grootouders en derden), die de hoofdmoot uitmaken, wordt hieronder de gevolgde redenering weergegeven die geleid heeft tot de onderscheiden tijden per product, proportie en scenario. Voor het activiteitenblok “zitting” (blok β – zie 3.2.1), is voor conflicten tussen ouders uitgegaan van een basistijd van 40 minuten voor zaken waar alleen financiële aspecten worden betwist, of waar er alleen een relationele problematiek speelt. In geval er in een zaak beide elementen aanwezig zijn, is deze basistijd verhoogd tot 60 minuten: als een rechter zich zowel over financiële als relationele aspecten moet buigen, neemt dit vanzelfsprekend meer tijd in beslag, zonder dat dit een optelsom hoeft te zijn van de voorziene tijd voor elk aspect afzonderlijk (een aantal handelingen zullen ook bij gemeenschappelijke behandeling maar één keer gebeuren). Deze basistijden van 40 en 60 minuten gelden voor het basisscenario (scenario 1 – zie 3.3.1.1.), in zoverre er geen sprake is van een internationale dimensie, er geen kinderen gehoord worden en waar geen tussenarresten te maken zijn i.v.m. deskundigen, sociale of politionele onderzoeken, bemiddeling of neutrale bezoekruimten. In geval een of meer van deze factoren meespelen, heeft dit (nog altijd voor scenario 1) een bijkomende tijd tot gevolg van: 

 

30 minuten meer zittingstijd wanneer een of meer kinderen worden gehoord alvorens tot een eindarrest te komen: dit half uur is onafhankelijk van het aantal kinderen (er is uitgegaan van het vastgestelde gemiddelde van 1,3 kind per eindarrest in deze gevallen). 30 minuten meer zittingstijd wanneer een of meer tussenarresten i.v.m. bovenvermelde aspecten wordt opgesteld. 60 minuten meer zittingstijd wanneer zowel een of meer kinderen worden gehoord als een of meer tussenarresten i.v.m. deskundigen, onderzoeken, bemiddeling of bezoekruimte wordt opgesteld.

69/74

In ditzelfde basisscenario wordt in geval internationale aspecten meespelen de zittingstijd met 20 minuten verhoogd in vergelijking met de tijd voor een gelijkaardige zaak (bijv. met horen van kinderen, zonder tussenarresten,…) zonder internationale dimensie. Voor product IV-10 (omgangsrecht grootouders of derden), bedraagt de basistijd voor de zittingen 70 minuten (partij meer, veel inspanningen op tot een vergelijk te komen), maar geldt voor het overige dezelfde redenering als supra i.v.m. horen van kinderen en voorkomen van bepaalde tussenarresten (internationale aspecten zijn hier niet voorzien) Voor scenario 2 (zie 3.3.1.1.) is de zittingstijd van het basisscenario voor de producten IV-04 t.e.m. IV-10 vermenigvuldigd met 1,3 (ervan uitgaande dat, waar men veel tijd steekt in het trachten te bemiddelen op zitting, zittingen eerder 4 à 5 uur duren i.p.v. de traditionele 3,5 uur). In vergelijking met scenario 2, is bij de scenario’s 3 en 4 (zie 3.3.1.1.) meer zittingstijd voorzien voor het horen van kinderen (de proporties b en d van de producten IV-04, 05, 08, 09, 10), omdat dit onder andere omstandigheden gebeurt:  20 minuten meer wanneer het horen gebeurt in aanwezigheid van een actief (interveniërend) openbaar ministerie  40 minuten meer wanneer minderjarigen gehoord worden zonder griffier en de magistraat zelf een verslag van het onderhoud maakt. Voor het activiteitenblok “voorbereiden en opstellen van arresten” (blok α – zie 3.2.1), is vertrokken van een basistijd van:   

240 minuten (4 uur) voor louter financiële betwistingen 300 minuten (5 uur) voor louter relationele betwistingen (tussen ouders of i.v.m. omgangsrecht grootouders of derden) 420 minuten (7 uur) wanneer de conflicten tussen ouders zowel financiële als relationele aspecten bevatten: ook hier is er van uitgegaan dat in deze gevallen geen optelsom moet gemaakt worden (4 uur + 5 uur) van relationeel plus financieel, maar dat een aantal handelingen bij gemeenschappelijke behandeling maar één keer gebeuren.

Indien een internationale dimensie aanwezig is, dan is de weerhouden tijd 1,5 keer hoger dan de basistijd voor een gelijkaardig product zonder internationale dimensie: deze zaken kunnen zowel juridisch als materieel complex zijn (welke wetgeving is van toepassing, hoe transport regelen,… ). Indien er sprake is van tussenarresten i.v.m. deskundigen, gevraagde onderzoeken of neutrale bezoekruimten (proporties b en d van de producten IV-04, 05, 08, 09, 10), dan heeft dit een vermeerdering van de tijd t.o.v. proportie a tot gevolg van 120 minuten. Voor dit activiteitenblok is er geen onderscheid in scenario’s.

70/74

Voor het activiteitenblok “voorzitterstaken” (blok γ – zie 3.2.1), is de basistijd van 20 minuten per eindarrest verhoogt met 10 minuten in geval er sprake is van tussenarresten i.v.m. deskundigen, gevraagde onderzoeken of neutrale bezoekruimten (proporties b en d van de producten IV-04, 05, 08, 09, 10), voor het opvolgen van deze zaken (contacten met deskundigen, briefwisseling…). Voor dit activiteitenblok is er evenmin onderscheid in scenario’s.

3.4.1.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Het overzicht van de weerhouden tijden voor elk product en proportie is opgenomen in bijlage 6. Met uitzondering van product V-08 (rapporten van bezoeken aan instellingen), waarvoor een globale allesomvattende tijd is voorzien, zijn de tijden weergegeven per activiteitenblok. Anders dan bij de producten van de modules III of IV, hebben de hier vermelde tijden betrekking op een enkele beslissing en is er geen sprake van eindarresten. De zittingstijden (blok β – zie 3.2.1) liggen veelal rond het uur. Uitzonderingen hierop vormen bij MOF-beslissingen de arresten waar geen burgerlijke belangen worden behandeld en de beschikkingen. Bij POS-beslissingen zijn de zittingstijden bij een aantal proporties beduidend lager of onbestaande (waar het gaat om een 2de, 3de of nde kind van eenzelfde familie, dat al of niet wordt gehoord). Voor het “voorbereiden en opstellen van arresten en andere beslissingen” (blok α – zie 3.2.1) zijn de behandeltijden vooral aanzienlijk bij MOF-producten (tenzij enkel aansprakelijkheid ouders). De laagste tijden zijn ook hier te vinden bij POS-beslissingen die een 2de, 3de of nde beslissing zijn in een familiale reeks. De relatief hoge tijd voor V-09-b, heeft te maken met de tijd die de magistraat bij deze proportie besteedt aan activiteiten die elders (of op andere momenten) door andere actoren (maatschappelijk werkers) worden gedaan. Voor product V-99 (“andere”) zijn de tijden weerhouden van product V-06, omdat dit de laagste tijd heeft onder de klassieke producten. Momenteel is er geen enkel arrest of geen enkele beslissing bekend die onder product V-99 ressorteert.

3.4.2. Behandeltijden voor zittingsgriffiers 3.4.2.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) Het overzicht van de weerhouden tijden voor elk product en elke proportie is voor elk scenario weergegeven in bijlage 7.

71/74

Met uitzondering van de arresten i.v.m. opname en verblijf in een psychiatrische inrichting (product IV-02), waar een globale allesomvattende tijd is voorzien, zijn de tijden, net als bij de burgerlijke producten van module III, hier weergegeven per activiteitenblok. Voor de producten IV-04 t.e.m. IV-10 (conflicten tussen ouders of i.v.m. omgangsrecht van grootouders en derden), die de hoofdmoot uitmaken, wordt hieronder de gevolgde redenering weergegeven die geleid heeft tot de onderscheiden tijden per product, proportie en scenario. Voor het activiteitenblok “zitting” (blok β – zie 3.2.2), zijn de tijden en de daarbij gevolgde redenering identiek voor zittingsgriffiers en magistraten (zie 3.4.1.1), met één uitzondering: waar voor de magistraten meer tijd wordt voorzien voor het horen van kinderen (de proporties b en d van de producten IV-04, 05, 08, 09, 10), wanneer dit zonder zittingsgriffier gebeurt (tijd om verslag te maken), wordt in dergelijk scenario 3 voor de zittingsgriffier vanzelfsprekend geen tijd voorzien (m.a.w. de zittingstijd is identiek aan de tijd voor proportie a). Voor het activiteitenblok “voorbereiden en opstellen en finaliseren van projecten van arresten” (blok α – zie 3.2.2) is de basistijd voor alle betreffende producten identiek, nl. 90 minuten. In geval er sprake is van tussenarresten inzake deskundigen, onderzoeken, bemiddeling of bezoekruimten (proporties b en d van de producten IV-04, 05, 08, 09, 10), is deze tijd vermenigvuldigd met een factor 1,8. Scenario’s spelen voor dit activiteitenbok geen rol. Voor het activiteitenblok “kabinetsbeheer” (blok γ – zie 3.2.2) is een verdubbeling van de basistijd van 30 minuten voorzien voor de in vorige paragraaf vermelde proporties b en d van de producten IV-04, 05, 08, 09, 10) waar er sprake is van deskundigen, onderzoeken, bemiddeling of bezoekruimte: voor het opvolgen van gevraagde onderzoeken, beantwoorden van briefwisseling van deskundigen,…

3.4.2.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Bijlage 8 bevat een overzicht van de voor dit gedeelte weerhouden tijden, per product, proportie en scenario. Met uitzondering van product V-08 (rapporten van bezoeken aan instellingen), waarvoor een globale allesomvattende tijd is voorzien, zijn de tijden weergegeven per activiteitenblok. De zittingstijden (blok β – zie 3.2.2) zijn volledig identiek aan de voor de magistraten weerhouden tijden (zie 3.4.1.2). Voor het activiteitenblok “voorbereiden, opstellen en finaliseren van projecten van arresten en andere beslissingen” (blok α – zie 3.2.2) liggen de behandeltijden veelal iets hoger bij MOF dan bij POS, en in beide gevallen iets hoger bij arresten dan bij andere beslissingen.

72/74

Vanzelfsprekend nemen POS-beslissingen minder tijd in beslag wanneer het gaat om een 2de, 3de of nde kind in een reeks quasi-identieke beslissingen binnen eenzelfde familie. De relatief hoge tijd voor V-09-b, heeft te maken met de tijd die de zittingsgriffier bij deze proportie besteedt aan activiteiten die elders (of op andere momenten) door andere actoren (maatschappelijk werkers) worden gedaan. Voor de producten V-01 en V-02 (MOF-arresten) zijn er verschillende tijden voorzien, naargelang de zittingsgriffier in de regel al dan niet beschikt over de vonnissen van eerste aanleg op een bruikbare elektronische drager. Is dit niet het geval, dan wordt 30 minuten meer voorzien bij alle proporties van de producten V-01 en V-02. De zittingsgriffier heeft dan immers meer tijd nodig om de antecedenten en als misdrijf omschreven feiten over te nemen. Bij MOF-arresten waarbij de burgerlijke belangen worden behandeld is bij de bepaling van de tijden rekening gehouden met het extra werk in het kader van Art. 4 Sv. En voor de berekening van de rechtsplegingsvergoeding. Voor de bodetaken (blok δ – zie 3.2.2) is per beslissing een tijd weerhouden van 10 minuten, zonder onderscheid naar product. Het betreft hier immers activiteiten die voor een geheel van dossiers in een beweging worden verricht. Deze tijd wordt vanzelfsprekend enkel toegekend in een scenario waarin men er van uitgaat dat er geen zittingsbodes ter beschikking zijn. De scenariokeuze hier, zal ook invloed hebben op de scenariokeuze in module L (derde rapport), voor het gedeelte dat daar gewijd is aan de berekening van de behoeften aan bodes (gezien als administratieve krachten op de griffie). Voor product V-99 (“andere”) zijn de tijden weerhouden van product V-06, omdat dit de laagste tijd heeft onder de klassieke producten. Momenteel is er geen enkel arrest of geen enkele beslissing bekend die onder product V-99 ressorteert.

3.4.3. Behandeltijden voor griffiers en ander gerechtspersoneel op de griffie 3.4.3.1. VOOR HET BURGERLIJK GEDEELTE (MODULE IV) De voor de klassieke burgerlijke producten voorgestelde behandeltijden (2.4.3) gelden ook voor de burgerlijke jeugdproducten. Zoals reeds eerder gesteld wordt hier echter niet meer voorzien in een scenario van wachtlijsten bij het in staat stellen. Wel wordt een bijkomende behandeltijd van 20 minuten (medewerkers- of assistententijd) voorzien, voor extra werk in jeugddossiers (altijd gerechtsbrieven, meer dossierbewegingen, meer faxen i.v.m. verhoor van kinderen,…). Er is voor dit aspect geen onderscheid in scenario’s gemaakt en de bijkomende tijd geldt voor alle producten en proporties. Ook is bijkomende tijd voorzien omdat het hier steeds mededeelbare zaken betreft.

73/74

3.4.3.2. VOOR HET PROTECTIONEEL GEDEELTE (MODULE V) Voor de tijden voor alle protectionele producten, behalve V-08 waarvoor geen griffie behandeltijd wordt weerhouden, werd uitgegaan van de tijden van product I-08d (misdrijven tegen eigendommen met minder dan 3 beklaagden en minder dan 5 kartons). Omdat in jeugddossiers elke beslissing wel gepaard gaat met het toekomen en behandelen van nieuwe stukken, is de in het correctionele luik voorziene 7,5 minuten griffiertijd en 15 minuten behandeltijd voor een administratieve kracht bij de jeugdproducten geldig voor elke producteenheid (en niet in 2 op de drie gevallen zoals in het correctionele luik, wat daar een griffiertijd van 5 en een administratieve tijd van 10 minuten tot gevolg had). In vergelijking met het correctionele is er dus een verhoging van) 2,5 minuten griffiertijd en 5 minuten administratieve tijd bij. Eveneens wordt voor alle producten 10 minuten griffietijd toegevoegd voor activiteiten die bij gewone correctionele zaken door de zittingsgriffier gedaan worden maar protectioneel op de griffie gebeuren: het aanvullen van rollen, registers, de registratie van arresten in “Justice”. In vergelijking met de correctionele producten wordt de griffiertijd voor de alle protectionele producten behalve V-08 dus verhoogd met 12,5 minuten en de administratieve tijd voor medewerkers of assistenten met 5 minuten. Verder wordt voor de producten en proporties V-01-a, V-01-c, V-01-e en V-02-b een bijkomende administratieve tijd van 75 minuten voorzien, omdat hier sprake is van burgerlijke belangen en de griffie een aantal extra activiteiten heeft (art. 4 Sv): neerlegging verzoekschrift (conclusietermijnen en rechtsdag), kennisgeving aan tegenpartijen, beschikking maken en kennisgeving aan partijen en advocaten versturen.

74/74

Life Enjoy

" Life is not a problem to be solved but a reality to be experienced! "

Get in touch

Social

© Copyright 2013 - 2019 TIXPDF.COM - All rights reserved.